Assistenz (m/w/d) der Leitung Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Die LIST Bau Holding ist der zentrale Kontakt für alle Bauprojekte der LIST Gruppe. Wir stärken unseren Generalunternehmen den Rücken und koordinieren die operativen Aufgaben. Mit Sach- und Marktkompetenz treffen wir die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit. Hierdurch können wir kurze Kommunikationswege gewährleisten.

Zur LIST Gruppe gehören mehrere Generalunternehmen, sowie Entwicklungs-, Beratungs- und Planungsgesellschaften mit insgesamt über 800 Mitarbeiter:innen. Als Spektrumanbieter entwickeln, planen, bauen und revitalisieren wir Immobilien in ganz Deutschland. Alles mit dem Fokus, die bessere Immobilie zu bieten. Wir schreiben Nachhaltigkeit und Digitalisierung groß!

Typisch LIST ist die Begegnung auf Augenhöhe – unsere Hierarchien sind flach und was anderes als DU, gibt es nicht. Wir fördern den offenen, interdisziplinären Austausch unter Kolleg:innen und kennen keine doofen Fragen. In der Bewertung als Arbeitgeber schneiden wir regelmäßig mit Bestnoten ab und werden seit Jahren von kununu als „TOP Company“ ausgezeichnet.

Komm ins Team LIST und bau mit uns die bessere Immobilie!

deine Aufgaben

Du liebst es, Struktur in komplexe Abläufe zu bringen und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick? Dann bist du bei LIST genau richtig! Als Assistenz im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bist du die zentrale organisatorische Kraft, die dafür sorgt, dass Sicherheit in allen Prozessen gelebt wird – nicht nur auf dem Papier:

• Terminmanagement & Koordination: Eigenständige Verwaltung von Terminen sowie Planung und Nachbereitung von ASA-Sitzungen in Abstimmung mit Standorten, externen Fachkräften und Betriebsärzten
• Dokumenten- & Vertragsverwaltung: Strukturierte Ablage und Prozesssteuerung sowie Verwaltung von Verträgen und Pflege des AuG-Nachweismanagements
• Schnittstellenfunktion: Ansprechpartner:in für Sicherheitsbeauftragte an den Standorten sowie Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Partnern
• Unfallmanagement & Vorlagenpflege: Entgegennahme, Prüfung und Archivierung von Unfall- und Beinaheunfall-Berichten, regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung von Arbeitsschutzdokumenten
• Schulungsorganisation & Controlling: Unterstützung bei der Organisation standortspezifischer Schulungen (Erste Hilfe, Brandschutz, Jahresunterweisungen) sowie Nachverfolgung von Maßnahmen aus Begehungen und Audits

dein Profil

Du behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick, arbeitest strukturiert und hast ein Gespür für vertrauliche Informationen? Dann passt du zu uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement o.Ä.) oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, Outlook, Word) sowie fundierte Kenntnisse in CRM-Systemen und Dokumentenmanagement-Systemen (idealerweise ELO)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägter Fähigkeit zur Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation sicherheitsrelevanter Prozesse
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und diplomatisches Geschick verbunden mit hoher Empathie und Sensibilität im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, hohes Verantwortungsbewusstsein sowie vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten

Du bringst Organisation, Struktur und ein gutes Gespür für Menschen mit? Dann ist das deine Chance, Arbeitssicherheit dort zu gestalten, wo sie wirklich gelebt wird – in einem Umfeld, in dem dein Beitrag zählt.