Assistenz (m/w/d) im Institut für Sozialmedizin und Institut für Toxikologie

Overview

im Institut für Arbeits-/ Sozialmedizin und im Institut für Toxikologie

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Eingruppierungsvorschriften des jeweiligen Tarifvertrages und ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe E9a möglich.

Responsibilities

Braucht Ihr ganzes Können - Ihr Aufgabengebiet:

• Organisation und administrative Betreuung von Lehrveranstaltungen, Modulen und Teilnehmenden im Masterstudiengang Public Health
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle für Gastdozent*innen, Mitarbeitende und Institutsleitung (deutsch & englisch)
• Planung, Koordination und Begleitung interner sowie nationaler und internationaler Veranstaltungen
• Eigenständige Organisation des Sekretariats inklusive Terminmanagement, Schriftverkehr und Publikumsverkehr
• Unterstützung der Institutsleitung bei Gremienarbeit, Sitzungen und Entscheidungsprozessen
• Budget-, Personal- und Reisemanagement inkl. Controlling, Abrechnung und Dokumentation
• Mitwirkung an Rekrutierungsprozessen sowie Vorbereitung von Personalangelegenheiten
• Verantwortung für Webauftritt, interne Kommunikation und strukturiertes Datenmanagement

Qualifications

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation)

Fundierte Kenntnisse im Büromanagement sowie in der administrativen Abwicklung finanztechnischer Prozesse

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)

Ausgeprägte administrative und organisatorische Kompetenzen

Erfahrung im Umgang mit SAP (insbesondere in den Bereichen Bestellung, Abrechnung oder Verwaltung) von Vorteil

Benefits

• Vergütung: nach Tarifvertrag zzgl. Jahressonderzahlung
• Urlaub: 30 Tage Erholungsurlaub
• Weiterbildung: Umfangreiche interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote, um Ihre Kompetenzen kontinuierlich zu stärken
• Unternehmenskultur : Wir setzen auf Transparenz, Teamgeist und gemeinsame Erfolge. Feiern Sie mit uns bei gemeinsamen Veranstaltungen oder bei sportlichen Events wie der Rewe Teamchallenge
• Mobilität : Jobrad und Zuschuss zum Jobticket, um Ihren Arbeitsweg umweltfreundlich und bequem zu gestalten
• Gesundheit : Wir fördern Ihr Wohlbefinden mit modernen Sport- und Bewegungsangeboten in unserem Gesundheitszentrum, Programmen zur mentalen Gesundheit und einem umfassenden betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Einkaufsvorteile : Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten in unserer Klinikapotheke, exklusiven Corporate Benefits und weiteren Shoppingportalen
• Work-Life-Balance : Unser Familienbüro unterstützt Sie bei Fragen rund um Kita-Plätze, Ferienprogramme und Pflege von Angehörigen. Zudem bieten wir flexible Arbeitsmodelle.