Assistenz Projekt- und Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Kurzüberblick

• Standort: Garching bei München
• Arbeitsmodell: Teilzeit
• Anstellungsart: Befristet

Aufgaben

• Organisatorische Planung, Veranstaltungsmanagement, Durchführung und Nachbereitung von Zusammenkünften wie Retreats, Workshops, Feiern sowie von virtuellen, hybriden und Präsenz-Modulen unserer Programme
• Gestaltung der organisatorischen Abläufe der School wie z.B. Raumplanung, technische Einrichtung, Organisation des Zusatzprogramms sowie Kommunikation mit Dienstleistern
• Betreuung von Studierenden auf MSc- und Doktorandenebene mit internationalem Hintergrund auf Englisch und Deutsch
• Kommunikation mit Dozenten zur organisatorischen Vor- und Nachbereitung der Kurse
• Erstellung, Strukturierung und Pflege von Unterlagen, z.B. Teilnehmerunterlagen und Zertifikate
• Verwaltung, Organisation sowie Budgetüberwachung und -dokumentation der Projektmittel für verschiedene Partner der School
• Projektbezogene Finanzadministration (inkl. qualifizierter Prüfung, Schnittstellenfunktion, systemseitiger Abbildung in SAP)
• Allgemeine Büroorganisation und Terminkoordination

Anforderungen

• Betriebswirtschaftliche/kaufmännische Ausbildung oder durch vergleichbare Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Erste Berufserfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
• Verantwortungsbewusstsein, Detailorientierung und hohes Maß an Eigeninitiative, Engagement und Organisationstalent
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Technikaffinität und Kenntnisse in MS-Office, Finanzbuchhaltung (SAP) und CRM-Systemen
• Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse
• Teamfähigkeit und hohe Flexibilität

Benefits

• Volle Verantwortung von Anfang an in einem innovativen Umfeld und mit echtem Einfluss auf das Ökosystem der Datenwissenschaften an der TUM und in München
• Internationales, attraktives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld
• Gehalt nach TV-L, inklusive Sozialleistungen
• Flexible Einteilung der Arbeitszeit mit Homeoffice Anteilen