Ausschreibungs- / Bid Manager (all genders)

Wer wir sind

Deine Mission

Du liebst Struktur, Deadlines und gute Geschichten – und willst gleichzeitig mit KI & Automatisierung echte Wirkung entfalten? In dieser Rolle bist du das Herzstück unserer Neugeschäftsgewinnung über Ausschreibungen. Du verantwortest den gesamten Lifecycle von RFPs/RFIs: von der ersten Sichtung bis zur finalen Abgabe (oder Absage) – hands‑on, präzise und skalierbar.

Dein Ziel: Ausschreibungen nicht nur „abarbeiten“, sondern ein modernes, KI‑gestütztes Ausschreibungs‑Ökosystem aufbauen, das uns schneller, sauberer und überzeugender macht.

Deine Aufgaben

Ausschreibungen finden, bewerten, steuern

• Identifikation relevanter Ausschreibungen inkl. aktivem, professionellem Ausschreibungsmonitoring
• Erstprüfung auf Passfähigkeit und K.O.-Kriterien (KI‑gestützt + manuell)
• Detailprüfungen: technische Anforderungen, Referenzen, formale Vorgaben, Budget‑/Rahmenbedingungen
• Aufbereitung der Entscheidungsgrundlage und Steuerung des Go/No‑Go‑Prozesses inkl. Dokumentation der Entscheidung

Bid‑Projektleitung & formale Abwicklung

• End‑to‑End‑Verantwortung für die Ausschreibungsbearbeitung bis zur fristgerechten Abgabe oder professionellen Absage
• Koordination aller Beteiligten, Sicherstellung formaler Kriterien, Versionierung, Timings, Compliance, Deadlines
• Dokumentation von Prozessen, Entscheidungen und Lessons Learned

Inhalte orchestrieren & überzeugen

• Enge Zusammenarbeit mit Tech, Strategy und Design, um fachliche Beiträge zu bündeln
• Übersetzung komplexer Inhalte in klare, kundenorientierte Narrative (deutsch/englisch) – überzeugend, strukturiert, professionell

Innovation, Automatisierung & Knowledge Management

• Fortlaufende Weiterentwicklung von Abläufen, Standarddokumentationen und Templates
• Aufbau und Pflege einer Content-/Knowledge‑Library , damit Wissen wiederverwendbar wird
• Evaluation und Implementierung von KI‑Tools & Automatisierung (z. B. LLM‑basierte Drafts, Workflows, RFP‑Tooling), um Standardfragen massiv zu beschleunigen

Dein Profil

Must‑haves

• Branchenerfahrung/Agenturerfahrung in der Webentwicklung
• Erfahrung imAusschreibungsmanagement / Bid Management oder in verwandten Rollen (Account Management, Business Development, Sales/Marketing, Projektmanagement o. Ä.)
• Sehr starkes Organisations‑ und Detaillevel – du bleibst auch bei parallelen Deadlines ruhig und exakt
• Exzellentes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Nice‑to‑haves

• Technischer Background (z. B. Web/IT, Software, Plattformen, Architektur‑Grundverständnis)
• Erfahrung mit HubSpot
• Hohe Tool‑Affinität und Spaß an Early‑Adopter‑Themen (z. B. ChatGPT/Claude, Make.com, RFP‑Software, Automations)

Was wir dir bieten

• Impact: Du baust eine zentrale Funktion mit auf und prägst, wie wir als Unternehmen über Ausschreibungen wachsen.
• Modernes Setup: Du bekommst den Freiraum, KI‑Lösungen und Automatisierung wirklich umzusetzen – nicht nur darüber zu reden.
• Kultur: Flache Hierarchien, Macher‑Mindset, Remote‑Optionen und ein Team, das den Status quo gern herausfordert.
• Sei dabei wenn eine neue Holding aufgebaut wird und gestalte mit.
• Jobrad, Fitness und ab und zi​e ein Obstkorb brauchen wir ja nicht zu erwähnen