Back Office & Office Operations Manager (m/f/d)

Stellenbeschreibung:

ADAMA ist ein global führender Hersteller von Produkten zum Pflanzenschutz. Wir bieten Landwirten zukunftsfähige Lösungen zur nachhaltigen Erzeugung sicherer und hochwertiger Lebensmittel. Dabei setzen wir auf den Dialog, halten eines der größten Wirkstoffsortimente der Welt und leben eine aktive Partnerschaft, um den Erfolg unserer Kunden mit praxistauglichen Strategien zu fördern.

Das verstehen wir unter Listen > Learn > Deliver.

Wir suchen zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Back Office & Office Operations Manager (m/f/d) für den Bürostandort in Köln, sowie für unsere Vertriebsorganisation.

Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Office Management operativ unterstützen. Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation.

Ihr Aufgabenbereich Umfasst

Back Office & Office Operations

Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse.
Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen.
Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle.
In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen.
Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark‑Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain.
Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen.

Front Office Vertretung

Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office‑Ablauf sicher.

Projekt – & Management Support

Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z.B. Office‑Projekte, Umzüge, Events).
Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder.
Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status‑Reports vor.

Digitale & AI‑gestützte Weiterentwicklung (Ergänzung aus AI‑Sicht)

Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z.B. Reise‑, Rechnungs‑, Vertragsübersichten).
Sie wirken bei der Einführung von AI‑gestützten Workflows (z.B. Vertragsfristen‑Tracking, Standardreports) mit.
Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit.

Diese Kenntnisse Bringen Sie Mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelorstudium der BWL.
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Back Office / Office Management / Operation.
Sehr gute Kenntnisse Vertragsmanagement und Veranstaltungsbereich.
Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
Kommunikation ist Ihre Stärke! Sie sind eine überzeugende Persönlichkeit und ein kooperativer Teamplayer.
Sie arbeiten mit Diskretion und Eigenverantwortung, dabei sind Sie ein Organisationstalent.
Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und SAP; Sie haben eine Affinität zu digitalen Tools und Prozessen.
Professionelle Englischkenntnisse (C‑Level) runden Ihr Profil ab.