Backoffice Manager (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH

In dieser abwechslungsreichen und anspruchsvollen Position bist du in folgenden Aufgabenbereichen:

Die Position unterstützt das Projekt- und Servicegeschäft in der Gebäudetechnik und übernimmt die Organisation, Koordination und kaufmännische Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten. Sie ist zentrale Ansprechperson für Kunden und Mitarbeitende, koordiniert Termine, Material, Angebote und Aufträge und sorgt für eine strukturierte Projekt- und Verwaltungsorganisation. Zusätzlich unterstützt die Rolle das Rechnungswesen sowie den Telefon- und Kommunikationsdienst als Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten und Geschäftsleitung.

Deine Aufgaben

Wichtigste Aufgaben / Stichpunkte

• Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
• Kundenbetreuung und zentrale Ansprechperson im Projektgeschäft
• Angebots-, Auftrags- und Projektverwaltung inkl. Materialbestellungen
• Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Mitarbeitende
• Pflege von Service-, Projekt- und Stammdaten
• Arbeits- und Wartungsberichte (Vorbereitung, Korrektur, Nachbereitung)
• Fakturierung und Rechnungsstellung
• Telefon-, E-Mail- und Anrufbeantworterdienst
• Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten, Abteilungen und Geschäftsleitung

Die Position unterstützt die Geschäftsleitung als zentrale Vertrauens-, Koordinations- und Steuerungsfunktion im operativen Tagesgeschäft. Neben der organisatorischen Entlastung übernimmt die Assistenz eigene Projekte sowie Teilprojekte und trägt hierfür inhaltliche und organisatorische Verantwortung. Sie bereitet Entscheidungen vor, verfolgt Maßnahmen nach und sorgt als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern für Struktur, Transparenz und einen reibungslosen Informationsfluss.

Kernaufgaben

• Eigenständige Organisation und Entlastung der Geschäftsleitung (Termine, Unterlagen, Korrespondenz, Wiedervorlagen)
• Übernahme und Steuerung eigener Projekte bzw. Teilprojekte inkl. Koordination, Terminverfolgung und Abstimmung
• Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen
• Zentrale Schnittstellenfunktion und Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation

Dein Profil

• Kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz-, Projekt- oder Servicekoordination, idealerweise im technischen Umfeld
• Organisationstalent mit Erfahrung in Projekt-, Termin- und Auftragskoordination
• Kaufmännisches Verständnis (Angebote, Aufträge, Rechnungen)
• Sichere, serviceorientierte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Partnern
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, strukturierte digitale Arbeitsweise
• Eigenverantwortliche, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise mit hoher Priorisierungsfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit auf allen Ebenen
• Sicheres, wertschätzendes Auftreten gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Führungskräften
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
• Konflikt- und lösungsorientiertes Handeln auch in anspruchsvollen Situationen
• Serviceorientierte, empathische Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten und Menschen
• Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen und Entscheidungen
• Vorausschauendes, eigenständiges Mitdenken sowie sichere Kommunikation als verlängerter Arm der Geschäftsleitung

Deine Vorteile

• Gute Bezahlung
• 30 Tage Urlaub + 6 Gleitzeittage
• Flexible Arbeitszeit 
• Moderner Arbeitsplatz, hell und offen mit höhenverstellbaren Schreibtischen
• Tolle und moderne Küche
• JobRad, Hansefit
• Richtig tolles Arbeitsklima und ein starkes Teamgefüge, du wirst ein Teil unserer großen Familie
• Gemeinsame Events - Hin und wieder tauschen wir unseren Arbeitsplatz gegen Go-Karts oder Segways ein und lernen das Team von einer ganz neuen Seite kennen
• Überstunden werden mit 25%-Zuschlag ausbezahlt

Wie geht es weiter

Du möchtest dich gerne bewerben, mehr von uns erfahren oder vorab noch Fragen klären?

Dann bewerbe dich bitte über diese Anzeige mit deinem Lebenslauf. Wenn du magst, kannst du gerne auch ein Anschreiben und Zeugnisse zur Verfügung stellen.

Du kannst uns auch direkt per E-Mail, WhatsApp oder telefonisch kontaktieren:

Kathrin Kern
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik

(WhatsApp)