Berufseinstieg als Office-Assistenz (m/w/d) TOPOS Personalberatung GmbH

Wir suchen für unser Unternehmen Berufseinsteiger:innen für unser Office-Assistenzteam. Wir gehören seit vielen Jahren zu den etablierten Personalberatungen in Deutschland. Wir besetzen Schlüsselpositionen für den Mittelstand und Konzerne – von Professionals bis zum Executive Level im Wege der Direktansprache. Zusätzlich haben wir im Laufe der letzten Jahre auch einen eigenen Bereich zur Vermittlung von Interim Manager:innen aufgebaut, der sich erfolgreich entwickelt. Im Zuge des weiteren Wachstums suchen wir für unseren Hauptstandort in Hamburg Bachelor-Absolvent:innen, die ins Berufsleben starten wollen und das professionelles Beratungs- und Rekrutierungsgeschäft kennenlernen möchten.

Sie sorgen dafür, dass Beratung produktiv läuft – strukturiert, serviceorientiert und digital.
Dazu gehören insbesondere:

• Organisation des Tagesgeschäfts: Termine, Meetings, Reisen, Unterlagen, Wiedervorlagen
• Professionelle Korrespondenz und Dokumentenmanagement
• Unterstützung in Projekten: Recherchen, Listen, Auswertungen, Präsentations- und Reporting-Zuarbeit
• Pflege von Datenbanken/CRM und saubere Prozessdokumentation
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung digitaler Abläufe (Templates, Automationen, Standards)
• Office-Management: Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Besucher- und Veranstaltungsorganisation

• Abgeschlossenes Bachelorstudium (unabhängig von der Fachrichtung) oder vergleichbarer Ausbildungsweg
• Gerne bereits erste Berufserfahrung, z. B. durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten
• Stärke in Struktur, Priorisierung und Verbindlichkeit – Sie bringen Dinge zu Ende und schätzen es, Aufgabe qualitativ hochwertig und korrekt zu erledigen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gutes Englisch ist ein Plus
• Sicherer Umgang mit MS 365; Freude an digitalen Tools und smarter Prozessoptimierung
• Service-Mindset, Diskretion und professionelles Auftreten
• Neugier, Lernspeed und Lust auf ein anspruchsvolles Umfeld

• Echter Berufseinstieg mit steiler Lernkurve und klarer Einarbeitung
• Verantwortung ab Tag 1 – mit Rückhalt, Sparring und kurzen Entscheidungswegen
• Moderne Arbeitskultur, direkte Kommunikation, pragmatische Lösungen
• Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen verbessern Prozesse sichtbar
• Attraktive Rahmenbedingungen und fachliche Entwicklungsperspektiven