Billing Specialist (w/m/d)

Experience Quality

Wenn Sie bei HOFFMANN EITLE einsteigen, werden Sie Teil einer Kanzlei, die nicht nur berufliche Exzellenz, sondern auch persönliches Wachstum und Gemeinschaft schätzt. Wir fördern ein unterstützendes Umfeld, in dem Ihre Talente und Ambitionen gedeihen können, und bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Wenn Sie eine Leidenschaft für das Recht des geistigen Eigentums haben und in einem kollaborativen und innovativen Umfeld etwas bewirken möchten, laden wir Sie ein, die Zukunft des Schutzes geistigen Eigentums gemeinsam mit unserem engagierten und dynamischen Team von über 450 Mitarbeitenden mitzugestalten

Ihre Aufgaben

Verwaltung von E-Billing-Plattformen

• Einreichung von Rechnungen über E-Billing-Plattformen (z.B. ONIT,Passport, Legal Tracker,CounselLink).
• Einreichung und Prüfung von Rechnungen sowie zeitnahe Korrekturen bei Ablehnungen.
• Bearbeitung von Ablehnungen, Fehlerbehebungen und fristgerechte Neueinreichung.

• Überwachung der Einhaltung mandantenspezifischer Abrechnungsrichtlinien (z.B. Zeitvorgaben, Gebührenobergrenzen, Ratenstrukturen).
• Pflege und Aktualisierung der Mandantenanforderungen im Abrechnungssystem.
• Zusammenarbeit mit juristischen Teams zur Überprüfung und Anpassung von Zeiteinträgen.

• Verwaltung individueller Gebührensätze sowie präzise, UTBMS-konforme Zeiterfassung.
• Regelmäßige Überprüfung von Zeiteinträgen und Optimierung der Prozesse.

• Korrekte Anwendung von LEDES- und UTBMS-Codes auf Zeit- und Kosteneinträge.
• Schulung interner Teams zu Kodierungsrichtlinien und Compliance-Anforderungen.
• Beobachtung von Änderungen in Branchenstandards und deren Implementierung.

• Hauptansprechpartner für Abrechnungsfragen und -konflikte seitens der Mandanten.
• Proaktive Kommunikation mit Mandanten zur Klärung von Abrechnungsdetails.
• Unterstützung bei Mandantenaudits durch Bereitstellung relevanter Unterlagen.

• Durchführung von Schulungen zur Zeiterfassung und zu Best Practices im Abrechnungsprozess.
• Entwicklung und Pflege von SOPs für abrechnungsbezogene Prozesse.
• Mitarbeit an Projekten zur Systemoptimierung und Prozessverbesserung.

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Legal E-Billing, idealerweise in einer Großkanzlei oder IP-Kanzlei.
• Kenntnisse von LEDES-Formaten, UTBMS-Kodierung und gängigen E-Billing-Plattformen; alternativ Erfahrung mit EDI-Systemen aus anderen Branchen.
• Analytisches Denken und hohe Detailgenauigkeit.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Wünschenswert: Erfahrung mit Abrechnungssoftware (z.B. Microsoft D365).

• Erfahrung mit internationalen Mandanten und komplexen Abrechnungsstrukturen.
• Kenntnisse im Bereich gewerblicher Rechtsschutz und den damit verbundenen Abrechnungsbesonderheiten.
• Erfahrung im Projektmanagement, insbesondere bei Finanzsystemen oder Prozessoptimierungen.

Ihre Vorteile

• 13. Monatsgehalt, freiwillige Prämie, Urlaubsgeld
• Verantwortungsvolle, spannende Tätigkeit mit Zukunft
• Fahrkostenzuschuss
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• vergünstigtes Mittagessen
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in einem modernen Bürokomplex mit guter Anbindung(U-Bahn, Bus, Autobahn A94)
• Gleitzeitmodell
• Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (Remote)
• wöchentlich frischer Obstkorb sowie Wasser, Kaffee- und Teeangebot
• betriebliche Altersvorsorge
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• eigenverantwortliches Arbeiten
• teamorientiertes Arbeiten in einem multikulturellen Umfeld
• Mitarbeiterfeiern