Büroassistenz (Sekretariat und Geschäftszimmer)

Position

Fakultät für Erziehungswissenschaft

Aufgabengebiet

• Forschungsprojekte unterstützen: z. B. Finanzen dokumentieren und verwalten, im Management und in der Organisation von nationalen und internationalen Veranstaltungen unterstützen
• Büroorganisation: z. B. Homepage des Fachbereichs und der Arbeitsgruppen gestalten und pflegen, nationale und internationale Gäst:innen empfangen und betreuen, Dienstreiseanzeigen und -abrechnungen bearbeiten
• Unterstützung bei der Lehrplanung und Lehrveranstaltungsorganisation: Bescheinigungen verwalten, Lehrplanungslisten erstellen, Raumanfragen bearbeiten
• Anrufe entgegennehmen und vermitteln sowie Auskünfte erteilen
• Ein- und ausgehende Post sowie E-Mails bearbeiten
• Kostenstellen- und Kontoführung überwachen
• Sitzungen vor- und nachbereiten
• Unterstützung bei der Personalsachbearbeitung

Einstellungsvoraussetzung

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf
• Gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• Gute Beherrschung der deutschen Sprache (Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung)
• EDV-Praxis in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Praktische Kenntnisse gängiger Internet- und E-Mailsoftware
• Kenntnisse in Lehrverwaltungsprogrammen (z. B. STiNE) erwünscht
• Kenntnisse in Content-Management-Systemen (z. B. Fiona) erwünscht
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen (z. B. zu Microsoft Office, Fiona)
• Verbindlicher und professioneller Umgang mit Publikum
• Selbstständiges, eigenverantwortliches und vorausschauendes Arbeiten in Routinetätigkeiten und vereinbarten Projekten
• Kooperations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Organisationsgeschick
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

EEO Statement

• 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
• Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.
• Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.