Büroleiter (w/m/d)

Overview

Unser Kunde ist ein führendes europäisches Bau- und Ingenieurunternehmen mit zahlreichen Projekten in ganz Europa. Derzeit sucht das Unternehmen einen deutschsprachigen Administrator/Büroleiter für sein Büro in Frankfurt.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung zur Gewährleistung eines effizienten Bürobetriebs, einschließlich Verwaltung von Terminplänen, Kommunikation, Dokumentenführung und Unterstützung des Büroleiters bei täglichen Verwaltungsaufgaben.
• Ausgaben des Direktors / Hochladen von Kreditkartenabrechnungen in Concur
• Buchung von Reisen und Unterkünften
• Genehmigung von Lieferantenrechnungen / Abgleich von Rechnungen
• Terminplanung für Besprechungen und Pflege der Kalender der Direktoren
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Nachverfolgung der Teilnehmer und Hilfe am Veranstaltungstag
• Bei Bedarf Vertretung an der Rezeption
• Führen eines aktuellen Wartungsprotokolls für das Büro
• Bestellung von Büromaterial, Schreibwaren usw.
• Kopierer – Recycling von Tonern, Ablesen von Zählern usw.
• Erste Hilfe / Brandschutzbeauftragter
• DSE-Bewertungen
• Monatliche Legionellenuntersuchungen
• Verfolgung des Aufenthaltsorts der Mitarbeiter
• Organisation der Verteilung von Weihnachtsspielzeug
• Unterstützung des Büroleiters bei der Aufrechterhaltung eines sauberen und organisierten Büros, wenn erforderlich
• Übernahme aller erforderlichen Aufgaben, wenn der Büroleiter im Urlaub ist

Erfahrung

• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation
• Eine positive „Can-do“-Einstellung
• Zeitmanagement und Multitasking
• Teamarbeit und Zusammenarbeit
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• Diskretion und Vertraulichkeit
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
• Problemlösungsfähigkeiten
• Freundlicher Umgang mit Kunden, Kollegen und Besuchern
• Ausgezeichnete Telefonmanieren
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Position: Büroleiter (w/m/d)