Commercial Operations Specialist (m/w/d), HH & remote

Beschreibung

Um unser Commercial‑ und Consulting‑Team operativ zu entlasten, bauen wir eine neue Rolle im Bereich Commercial Operations auf. Diese Rolle ist das operative Rückgrat unserer Vertriebs‑ und Kundenprozesse. Du sorgst für reibungslose Abläufe, saubere Datenstrukturen und effiziente Systemlandschaften – von der Angebotserstellung über CRM‑Pflege bis hin zum Reporting. Du arbeitest eng mit unserem Head of Commercial und dem Customer Success Manager zusammen und trägst maßgeblich dazu bei, dass strategische Entscheidungen auf verlässlichen Daten basieren.

Dein Profil: Du liebst Struktur, Prozesse und Systematik. Du arbeitest lieber konzentriert im Hintergrund als im direkten Kundenkontakt. Deine Stärke liegt darin, Ordnung zu schaffen, Abläufe zu optimieren und die operative Basis für erfolgreichen Vertrieb zu legen.

Wir suchen jemanden, der Lust hat, Verantwortung für operative Excellence zu übernehmen und gemeinsam mit uns zu wachsen. Deine Ideen zur Prozessverbesserung sind ausdrücklich willkommen – wir geben dir Raum, eigene Impulse einzubringen und die Rolle aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

Systempflege & Datenqualität (~40%)

• Sorgfältige Pflege von CRM‑/Angebotsdatenbanken (z. B. Copper, Zoho, Notion, HubSpot).
• Sicherstellung konsistenter Datenqualität: Account‑Daten, Pipeline‑Status, Verantwortlichkeiten.
• Versionskontrolle und strukturierte Ablage aller vertriebsrelevanten Dokumente.
• Aufbau und Pflege von Dashboards und Reportings für das Commercial Team.

Angebotsmanagement (~30%)

• Eigenständige Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Angeboten.
• Weiterentwicklung und Optimierung von Angebotsvorlagen und -templates.
• Monitoring offener Angebote und Unterstützung im Angebotscontrolling.
• Koordination von Vertragsverlängerungen (Renewals) und Nachverfolgung von Deadlines.
• Unterstützung bei Lead‑Qualifizierung, Funnel‑Tracking und Forecasting.
• Pflege von Pipeline‑Timings und Verantwortlichkeiten im CRM.
• Datenaufbereitung für Sales‑Meetings und strategische Reviews.
• Monitoring von KPIs und operative Analyse von Vertriebskennzahlen.

Prozessoptimierung & Automatisierung (~10%)

• Aktive Impulse zur Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in Tools, Workflows und Templates.
• Mitgestaltung bei der Einführung neuer Tools oder AI‑gestützter Prozesse.
• Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung der operativen Abläufe.

Das bringst Du mit

Fachlich

• 0‑2 Jahre Berufserfahrung in einer operativen, strukturierenden Rolle (z. B. Sales Operations, Office Management, Datenmanagement, Assistenz) – auch Quereinsteiger:innen mit ausgeprägtem Organisationstalent sind willkommen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturiertes Vorgehen und ein Auge fürs Detail.
• Hohe Affinität zu digitalen Tools und CRM‑/Vertriebssystemen (z. B. Notion, HubSpot, Zoho, Copper) – du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.
• AI‑Affinität: du hast idealerweise erste Erfahrungen mit AI‑Tools (z. B. ChatGPT, Notion AI, Copilot) zur Prozessautomatisierung gesammelt oder bist neugierig darauf, wie AI operative Arbeit smarter macht.
• Analytisches Denken: du verstehst Zusammenhänge, erkennst Muster in Daten und leitest daraus Handlungsempfehlungen ab.

Persönlich

• Du arbeitest lieber strukturiert im Hintergrund als im direkten Kundenkontakt oder aktiven Vertrieb.
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise: du bringst Themen selbstständig zu Ende und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
• Qualitätsbewusstsein: Sorgfalt und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich.
• Kommunikationsstärke im internen Kontext: du kannst komplexe Sachverhalte verständlich aufbereiten und mit verschiedenen Stakeholder:innen zusammenarbeiten.
• Lernbereitschaft: du willst dich kontinuierlich weiterentwickeln und neue Tools/Methoden kennenlernen.

Was wir Dir bieten

Deine Rolle & Impact

• Gestaltungsfreiheit: du baust diese Rolle mit auf und kannst operative Strukturen aktiv mitgestalten.
• Direkter Impact: deine Arbeit ist die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und effiziente Vertriebsprozesse.
• Einblicke in strategische Prozesse: direkter Kontakt zum Commercial Team und Verständnis für End‑to‑End‑Vertriebsprozesse.
• Modernes, hybrides Arbeitsumfeld mit echter Flexibilität und Remote‑Möglichkeit (Hamburg + remote).
• Vertrauensarbeitszeit: wir messen Ergebnisse, nicht Anwesenheit.
• Work‑Life‑Integration: wir respektieren deine Zeit und persönlichen Bedürfnisse.

Entwicklung & Lernen

• Unterstützung in deiner Weiterentwicklung: Coaching, Training & AI‑Enablement – wir investieren in deine Skills.
• Learning by doing: du lernst von Expert:innen in AI, Transformation und Commercial Excellence.
• Entwicklungspfade: klare Perspektiven in Richtung Senior Operations, RevOps oder Data Analytics.

Und noch mehr

• Wir leben New Work & AI – wirklich: nicht nur als Beratungsthema, sondern im Tagesgeschäft.
• Flache Hierarchien: deine Ideen zählen vom ersten Tag an.
• Diverse, ambitionierte Crew: unterschiedliche Backgrounds, gemeinsames Mindset.
• Psychologische Sicherheit: Raum für Fehler, Experimente und ehrliches Feedback.