Ein- und Auszugs-Officer (w/m/d)

Unternehmensbeschreibung

Als skandinavisches Immobilienunternehmen mit dem Fokus auf Vermietung von Wohnraum sind wir bereits in neun Ländern in Europa etabliert. Bei Heimstaden zu arbeiten bedeutet, in einem lebendigen internationalen Unternehmen tätig zu sein. Wir legen großen Wert auf ein gutes Arbeitsklima, Flexibilität und Zuverlässigkeit. Darüber hinaus sind Innovation und Kreativität wichtige Säulen unserer Unternehmenskultur. Auch wollen wir das Leben unserer Mieterinnen und Mieter angenehmer machen, indem wir ein freundliches Wohnumfeld schaffen und gleichzeitig einen Beitrag zu einer nachhaltigen Zukunft leisten.

Stellenbeschreibung

In dieser Position in unserer Facility Management Organisation in Deutschland trägst du maßgebend zur Sicherstellung der Mieterzufriedenheit sowie Reduktion von Beschwerden, Mängelbeseitigungen, u.ä. bei.

Zu Deinen Aufgaben gehen unter anderem

Vor‑Einzug (Ready‑to‑Let / Ready‑to‑Move‑In)

• Durchführung strukturierter Wohnungschecks anhand definierter Checklisten
• Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung von Mängeln vor Einzug
• Anstoßen notwendiger Folgeleistungen Dispatcher
• Vorbereitung des Welcome‑Pakets: Kontaktwege, Notfallnummern, Abfall‑ und Hausordnung, Energie‑ und Zählerinformationen

Einzug & Wohnungsübergabe

• Terminabstimmung mit Mieter:innen in enger Zusammenarbeit mit Vermietung und Customer Care
• Durchführung der Wohnungs- und Schlüsselübergabe inkl. Übergabeprotokoll
• Erfassung der Zählerstände
• Erstellung von Zustands‑ und Mängelprotokollen inkl. Fotodokumentation
• Anlage strukturierter Tickets für Defekte und Fehlteile, inkl. Fotos, Zugangshinweisen und Priorisierung
• Einweisung der Mieter:innen in relevante Themen

Nachbetreuung (frühe Nutzungsphase)

• Proaktiver Check‑in mit Mieter:innen
• Bündelung offener Punkte sowie transparente Kommunikation zum Bearbeitungsstand
• Unterstützung bei Rückfragen zu Zählerständen oder Messdienstmeldungen
• Eskalation an zuständige Stellen (z. B. Technischer Service), falls erforderlich
• Verteilung von Mieterinformationen (Aushänge, Post) sowie Pflege von Namensschildern und Briefkästen

Auszug & Wohnungsabnahme

• Durchführung von Vorab‑Terminen zur Auszugsvorbereitung
• Durchführung der Endabnahme inklusive Schlüsselrückgabe, Erfassung der Zählerstände inkl. Fotodokumentation, Erstellung eines Zustands‑ und Schadensprotokolls
• Anstoßen der Make‑Ready‑Maßnahmen (Reinigung, Malerarbeiten, Kleinreparaturen) über Dispatcher
• Qualitätskontrolle der durchgeführten Leistungen
• Wohnungsfreimeldung an die Vermietung

Administration

• Schlüssel‑ und Zugangsverwaltung
• Pflege von Material‑ und Welcome‑Pack‑Beständen
• Dokumentation aller Tätigkeiten gemäß interner Vorgaben
• Unterstützung bei einfachen administrativen Aufgaben vor Ort

Qualifikationen

• Grundverständnis für technische Wohnungs‑ und Gebäudethemen (z. B. Türen/Fenster, Sanitär, Elektro‑Basics)
• Sicherer Umgang mit Smartphone, Apps und digitalen Systemen (z. B. Ticketing)
• Ausgeprägte Service‑ und Kommunikationskompetenz
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und hohe Genauigkeit bei Protokollen, Fotos, Zählern und Schlüsseln
• Bewertung technischer und wirtschaftlicher Zusammenhänge
• Quereinsteiger/innen sind auch willkommen, sich zu bewerben, falls Interesse besteht

Zusätzliche Informationen

Wir Bieten Dir

• Ein attraktives und modernes Arbeitsumfeld, zeitgemäße Tools, viel Freiraum und ein Team aus tollen und motivierten Kolleginnen und Kollegen
• Flexible Arbeitszeiten
• Fortbildungen
• Ein leistungsgerechtes Gehalt mit Entwicklungspotential
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Ein Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr und weitere Benefits

Wir bei Heimstaden glauben, dass uns Vielfalt stärker macht. Unsere inklusiven und integrativen Teams spiegeln die Gemeinschaften wider, in denen wir tätig sind. Sie bringen mutige Ideen und Leidenschaft ein, um Friendly Homes zu schaffen und die Zukunft des Wohnens zu gestalten.