Empfangsmitarbeiter/Mitarbeiter Front Office (m/w/d)

Die Joachim Herz Stiftung setzt sich für Innovation und Transfer aus der Spitzenforschung ein, damit mehr Forschungsergebnisse in die Praxis gelangen und einen gesellschaftlichen Nutzen erzeugen. Die Stiftung stärkt Gründerökosysteme und unterstützt eine neue Generation von unternehmerischen Talenten, radikale Innovation und nachhaltige Geschäftsmodelle zu entwickeln. Mit der Förderung von Nachwuchsfachkräften in einer sich durch KI und Digitalisierung wandelnden Berufswelt trägt die Stiftung dazu bei, die berufliche Bildung zu erneuern. Ziel ist es, wirksame Lösungen für aktuelle Herausforderungen wie Klimaschutz, Ressourcenknappheit oder den Fachkräftemangel zu ermöglichen. Die Aktivitäten der Stiftung nutzen Impulse aus den USA und stärken den deutsch‑amerikanischen Dialog. Die Joachim Herz Stiftung wurde 2008 in Hamburg gegründet und gehört zu den großen deutschen Stiftungen.

Für den Empfang an unserem Stiftungssitz suchen wir Sie ab sofort in Vollzeit (40 Stunden/Woche), unbefristet, in Hamburg als:

Ihre Aufgaben

• Sicherstellen eines professionellen, serviceorientierten Außenauftritts der Stiftung
• Freundlicher Empfang und Betreuung externer Gäste sowie erste Ansprechperson vor Ort
• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen inkl. Gästeservice
• Unterstützung bei organisatorischen und technischen Anforderungen in den Besprechungsräumen und bei Veranstaltungen
• Pflege des Raumbuchungssystems
• Organisation des Post- und Paketverkehrs (inkl. digitales Postfach) sowie externer Dienstleister
• Betreuung der Materialwirtschaft (Bestellungen, Angebotsvergleich, Rechnungsfreigabe)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder dienstleistungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste praktische Erfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Servicebereich
• Ausgeprägte Hilfsbereitschaft und Serviceorientierung sowie ein freundliches, souveränes, adressatengerechtes Auftreten
• Hohes Pflichtbewusstsein, erkennbar an einer zuverlässigen Arbeitsweise unter Einhaltung von Prozessen und einem konstant hohen Qualitätsanspruch
• Sie arbeiten gern selbstständig und strukturiert
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen

Wir bieten

Es erwartet Sie eine strukturierte Tätigkeit mit klaren Abläufen, in der Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Präsenz im Vordergrund stehen. Wir bieten unseren Mitarbeitenden darüber hinaus eine leistungsgerechte Vergütung, betriebliche Altersvorsorge sowie 30 Tage Urlaub (bei einer 5‑Tage‑Woche), eine sehr gute technische Ausstattung, breite Fortbildungsmöglichkeiten, interne Sportangebote, eine Gesundheitsvorsorge und einen Zuschuss zum Deutschlandticket. Unsere Arbeitsatmosphäre ist offen, kollegial und herzlich. Wir sind leistungsorientiert und denken unternehmerisch, um die Ziele unserer Stiftungsarbeit wirksam zu erreichen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

• Bewerben Sie sich gern unter Angabe der Gehaltsvorstellung sowie des frühestmöglichen Beschäftigungsbeginns online über unser Bewerberportal.
• Bitte beachten Sie, dass Motivationsschreiben, die ausschließlich unter Verwendung von KI‑Anwendungen generiert wurden, nicht von uns berücksichtigt werden. Wir legen großen Wert auf authentische und persönliche Bewerbungen, die Ihre individuellen Fähigkeiten und Ihre Motivation für eine Mitarbeit in der Joachim Herz Stiftung deutlich machen.