Event Support Specialist (all genders)

About AbbVie

AbbVie's mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people's lives across several key therapeutic areas including immunology, oncology and neuroscience - and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at Follow @abbvie on LinkedIn, Facebook, Instagram, X and YouTube.

Stellenbeschreibung

Wir suchen ab sofort für den Bereich Customer Excellence einen Event Support Specialist (all genders) im Event Support Team in Wiesbaden.

Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kolleg*innen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Verständnis für Compliance‐relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags‐ und Projektdokumentation.

Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dabei bist du im engen Austausch mit Kolleg*innenen, externen Dienstleistern und Kund*innen.

Deine Hauptverantwortlichkeiten:

• Kompetenter Ansprechpartner und sach‐ und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)
• Unterstützung der Veranstaltungsinitiatoren bei der Veranstaltungsdokumentation
• Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung
• Überprüfung der Einhaltung von Compliance‐Anforderungen
• Kommunikation mit Kund*innen (intern wie extern)
• Überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen
• Erstellen von Reportings für Veranstaltungsinitiatoren innerhalb AbbVie
• Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Enge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐Abteilung
• Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb deiner Linienaufgabe (situativ)
• Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Qualifikationen

So machst du den Unterschied:

• Prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und Handeln
• Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
• Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten
• Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
• Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren
• Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details
• Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
• Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden

Ausbildung

• Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position sind wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.
• Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Zusätzliche Informationen

AbbVie setzt sich für Chancengleichheit ein und verpflichtet sich, mit Integrität zu arbeiten, Innovationen voranzutreiben, Leben zu verändern und unserer Gemeinschaft zu dienen. Chancengleichheit bei Arbeitgeber/Veteranen/Behinderten.