Event- und Teilnehmermanager (alle*)

Unternehmen

Das Institut für Hausärztliche Fortbildung (IHF) ist eine Einrichtung des Hausärztinnen- und Hausärzteverbands (über 30.000 Mitglieder) und entwickelt und organisiert strukturierte sowie innovative Veranstaltungsformate für Hausärztinnen und Hausärzte und deren Praxisteam – ob Kongresse mit 1000 Teilnehmenden, regionale Hausärztetage im Bundesgebiet, Tagesworkshops oder Weiterbildungen, Fortbildungswochen und -wochenenden im europäischen Ausland, Webinare oder E‑Learnings. Das IHF setzt sich jedes Jahr aufs Neue das Ziel, marktorientierte Fortbildungsformate zu platzieren und weiterzuentwickeln. Gleichzeitig zeichnet sich die Fortbildung durch hohe Praxisrelevanz, Evidenzbasiertheit und Produktneutralität aus. Wir suchen Verstärkung in unserem Team am Standort Köln ab sofort in unbefristeter Einstellung als.

Event‑ und Teilnehmermanager (alle*)

- in Vollzeit -

Komm wie du bist – unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung oder Behinderung. Wir lieben die bunte Vielfalt bei der HÄVG und suchen Menschen, die für das Gesundheitswesen brennen und lieben, was sie tun. Dort, wo wir das generische Maskulinum verwenden, tun wir dies zur besseren Lesbarkeit.

Das erwartet dich

• Du bist erste Ansprechperson für Anfragen von Teilnehmenden und Referierenden – telefonisch, per E‑Mail und im persönlichen Kontakt (freundlich, lösungsorientiert, verbindlich)
• Du übernimmst Aufgaben im Teilnehmermanagement: Anmeldungen, Rückfragen, Listen, Teilnehmerinformationen und die Abstimmung rund um den Veranstaltungsablauf
• Du pflegst und aktualisierst Kundendaten im CRM‑System sorgfältig und datenschutzbewusst
• Du unterstützt die anderen Projektleitungen bei der Vorbereitung von Präsenzveranstaltungen (z. B. Unterlagen, Checklisten, Briefings) und erstellst Auswertungen/Übersichten für die Planung
• Du leitest eigene Projekte (Online‑ und Präsenzformate) und bringst deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Fortbildungsformate ein

Das bringst du mit

• Erste relevante Berufserfahrung (ca. 1 Jahr) – z. B. im Teilnehmer‑, Event‑ oder in einer vergleichbaren koordinativen Rolle
• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium (Fachrichtung offen – wichtig sind Organisationstalent und Kommunikationsstärke)
• Erste Erfahrung im Event- oder Projektmanagement ist hilfreich – Quereinstieg ausdrücklich willkommen (wir arbeiten dich Schritt für Schritt ein)
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und kundenorientiert – du hältst Zusagen ein und kommunizierst klar
• Du fühlst dich wohl im Umgang mit digitalen Tools (z. B. CRM/CMS – oder du möchtest es lernen)
• Du bist sicher in MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Du musst nicht alles wissen, aber alles lernen wollen

Wir bieten dir

• einen zukunftsfähigen, gesellschaftsrelevanten und sinnstiftenden Arbeitsbereich im Gesundheitswesen
• die Chance, deine Potenziale zu entfalten und dich persönlich weiterzuentwickeln, z. B. im Rahmen von Feedback‑ und Entwicklungsgesprächen und individuell zugeschnittenen Fort- und Weiterbildungen
• Strukturen mit kollegialen Entscheidungswegen, bei denen du aktiv mitwirken kannst
• die Möglichkeit, das Unternehmen mit deinen eigenen Ideen und Stärken mitzugestalten
• Raum und Zeit zum Lernen, für den Austausch und die Vernetzung mit deinen Kolleginnen und Kollegen, z. B. in unserer Open HÄVG oder unseren Unternehmens‑ und Teamevents
• eine flexible Arbeitskultur, die es dir ermöglicht, Arbeit, Familie und Freizeit in Einklang zu bringen
• ein umfangreiches und interdisziplinäres Onboarding
• eine erhöhte Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge und ein Gesundheitskonto (bis zu 600,00 € im Jahr für deine individuelle Gesundheitsförderung)
• ein komplett finanziertes Deutschlandticket oder ein anteilig bezuschusstes Job‑Rad