Executive Assistant External Communications (w/m/d)

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Deine Aufgaben

Als Executive / Senior Team Assistant External Communications unterstützen Sie den Senior Vice President External Communications, ausgewählte Teamleiter sowie die kommunikativen Kernaufgaben operativ, organisatorisch und inhaltlich. Sie tragen wesentlich dazu bei, die Geschwindigkeit, Präzision und Professionalität der externen Kommunikation von Uniper in einem sensiblen und dynamischen Umfeld sicherzustellen. Sie genießen dabei eine enorme inhaltliche Vielfalt, Nähe zu digitalen Tools und unterschiedliche Komplexität der Aufgaben.

Ihre Aufgaben Im Einzelnen

• Professionelle Unterstützung des SVP External Communications im Tagesgeschäft (Kalender-, Termin-, Reise- und Prioritätenmanagement).
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Briefings und Calls mit internen und externen Stakeholdern.
• Zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Teams.
• Verlässliche Organisation in dynamischen Situationen (Ad-hoc-Themen, Zeiten intensiver Kommunikation).
• Abwicklung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz und souveräner Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
• Strukturierung und Pflege von Medien-, Stakeholder- und Kontaktlisten.
• Unterstützung bei der Organisation von Medienevents, Pressebriefings und Hintergrundgesprächen.
• Technischer Versand von Pressemitteilungen sowie Bearbeitung von Presseportalen und interner Routing-Prozesse.
• Eigenständige Recherche und Erstellung strukturierter Themen- und Recherche-Dossiers.
• Aufbau und Weiterentwicklung von Copilot-Agenten und automatisierten Workflows, (z. B. für Themen- und Medienmonitoring, Dossier- und Briefing-Erstellung, Termin- und Aufgabenunterstützung).
• Unterstützung des Teams bei der praktischen Nutzung von KI-Tools im Kommunikationsalltag.
• Erste Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung von Entwürfen, Briefings, Q&A-Dokumenten und Kommunikationsmaterialien (Vollständigkeit, Konsistenz, Tonalität).
• Sicherstellung korrekter Versionierung, Vertraulichkeitsstufen und Freigabeprozesse.
• Kostenkontrolle von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.
• Operative Koordination externer Dienstleister sowie administrative Aufgaben innerhalb des Bereichs Kommunikation.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder akademische Ausbildung (z. B. Kommunikation, Politik, Medien, Wirtschaft, Verwaltung).
• Wünschenswert: mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant / Team Assistant oder in vergleichbaren Funktionen – idealerweise in Kommunikation, Pressestelle, Politik, Medien oder Beratung.
• Sinn für Humor und Teamfähigkeit.
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen in einem dynamischen Umfeld.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch (auf muttersprachlichem Niveau) und Englisch.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; hohe Affinität zu digitalen und KI-gestützten Tools.
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein.
• Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise sowie Ruhe und Klarheit unter Zeitdruck.
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften, Medien, politischen Stakeholdern und externen Partnern.
• Teamorientierung, Serviceorientierung und gleichzeitig eigenständige Arbeitsweise mit Ownership.