Executive Assistant / Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

„Sie wollen nicht nur assistieren – sondern gestalten, strukturieren und Verantwortung übernehmen?“

Für ein renommiertes, inhabergeführtes Architekturbüro mit angegliederter Immobilienverwaltung und Familienstiftung suchen wir eine vertrauensvolle, leistungsstarke und integre Persönlichkeit als rechte Hand der Geschäftsführung.

Diese Position verbindet unternehmerische Assistenz, Immobilienmanagement und diskrete Stiftungsunterstützung in einer langfristig angelegten Schlüsselrolle.

Für den Standort Raum Simmern suchen wir:

Executive Assistant / Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

DAS SIND SIE

• Schlüsselrolle & Organisation
• Analytische Stärke & Überblick
• Priorisierung & Eigenständigkeit
• Souveräne Kommunikation
• Verlässlichkeit & Integrität
• Finanzielle Grundsicherheit

Sie strukturieren den gesamten Büroalltag der Geschäftsführung, koordinieren Abläufe zuverlässig und bereiten Gespräche sowie Entscheidungsgrundlagen vorausschauend und rechtlich fundiert vor.

Sie erfassen komplexe Zusammenhänge schnell, denken wirtschaftlich und handeln mit hoher administrativer Sicherheit sowie ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein.

Sie erkennen Wesentliches, setzen klare Prioritäten und treffen eigenständig operative Entscheidungen im Tagesgeschäft im Sinne der unternehmerischen Zielsetzung.

Sie kommunizieren verbindlich und professionell mit Banken, Notaren, Behörden, Mietern und externen Partnern — diskret, lösungsorientiert und stets auf Augenhöhe.

Sie sind eine loyale, charakterstarke Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation und ausgeprägtem Verantwortungsgefühl und suchen bewusst eine langfristige Sparringsfunktion an der Seite der Geschäftsführung.

Sie behalten Kontenbewegungen im Blick und unterstützen bei bankenrelevanten sowie finanzwirtschaftlichen Fragestellungen.

IHRE AUFGABEN IM ÜBERBLICK

Assistenz der Geschäftsführung

• Organisation und Strukturierung des Büroalltags
• Termin- und Reiseplanung
• Vorbereitung von Entscheidungen und Besprechungen
• Eigenständige Priorisierung operativer Themen
• Sicherer Umgang mit EDV und administrativen Prozessen

Immobilienverwaltung

• Betreuung von rund 35 Immobilienobjekten
• Ansprechpartner/in für Mieter
• Abschluss und Verwaltung von Mietverträgen
• Erstellung und Prüfung von Kostenabrechnungen
• Administrative Steuerung laufender Mietverhältnisse
• Grundverständnis baurechtlicher und planungsrechtlicher Zusammenhänge

Stiftungsunterstützung

• Organisatorische Verwaltung einer Familienstiftung
• Enge Zusammenarbeit mit Vorstand und Geschäftsführung
• Diskrete Bearbeitung sensibler Themenstellungen

DAS BRINGEN SIE MIT

• Hohe intellektuelle Kompetenz und analytisches Denkvermögen
• Rechtliches Grundverständnis
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Gereifte Persönlichkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen

Von Vorteil, aber kein Muss

• Erfahrung im Immobilienumfeld
• Kenntnisse im Bauwesen oder baurechtlichen Kontext
• Berührungspunkte mit steuerlichen oder stiftungsbezogenen Themen

DAS ERWARTET SIE

• Exklusives Umfeld: kleines, professionelles Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Langfristige Perspektive: eine echte Schlüsselrolle in einem wirtschaftlich stabilen, inhabergeführten Unternehmen
• Verantwortung & Vertrauen: enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe
• Abwechslung: gelegentliche Reisen u. a. nach Berlin, Baden-Baden, München oder Frankfurt
• Strukturierte Einarbeitung: fundierte Einführung in alle unternehmerischen, immobilienwirtschaftlichen und stiftungsrelevanten Themen
• Attraktive Konditionen: überdurchschnittliches Gehalt, Firmenwagen (auch privat nutzbar) sowie individuelle Unterstützung im Bereich Wohnen möglich