Executive Support Manager (m/w/d)

Kurzüberblick

• Standort: Luxembourg
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

• Unterstützung des General Managers Benelux (GM) bei der täglichen Arbeit des Luxemburger Büros
• Unterstützung bei der Umsetzung von Prioritäten und der Gewährleistung von Effizienzen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und der Gewährleistung einer gut informierten Entscheidungsfindung
• Unterstützung bei der Maximierung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen des Unternehmens
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit dem GM und dem Office Managing Partner Luxembourg (OMP)
• Unterstützung bei der Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen und der Gewährleistung von organisatorischer Unterstützung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Kommunikationen, einschließlich von Handlungsplänen, und der Gewährleistung von organisatorischer Unterstützung
• Unterstützung bei der Koordination und Vorbereitung von Treffen, der Aufnahme von Protokollen und der Gewährleistung von Nachverfolgung von Handlungsanweisungen
• Unterstützung bei der Analyse von Informationen aus verschiedenen Quellen und der Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern
• Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege eines starken Netzwerks und der Gewährleistung von guten Arbeitsbeziehungen innerhalb des Unternehmens

Key Responsibilities

• Meeting Management:
• Scheduling und Organisation von verschiedenen Treffen, einschließlich Vorbereitung und Nachverfolgung (z.B. Board-Meetings, Partner-Meetings, Manager-Meetings, Delegations-Meetings in Französisch)
• Vorbereitung von Treffen und Agenden (Durchführung von Forschungen, Zusammenstellung und Analyse von Informationen und Daten, Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten)
• Teilnahme und Erstellung von Protokollen/Handlungsplänen
• Nachverfolgung von Handlungsanweisungen, Überwachung und Nachverfolgung der Umsetzung von Beschlüssen
• Operational Governance:
• Verantwortung für die Überwachung, dass das Büro die relevanten Regeln aus dem Partnerschaftsvertrag und anderen internen Regeln anwendet
• Beratung zu Fragen der Corporate Governance und besten Praktiken
• Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmenspolitiken und -verfahren, wo erforderlich, und in Einklang mit globalen Politiken und -verfahren
• Koordinierung und Nachverfolgung von Geschäftskontinuitätsplanungstätigkeiten über Funktionen hinweg
• Wartung und Aktualisierung von Unternehmensregistern, einschließlich Aktionärsschmierregister und Aktienübertragungen
• Koordinierung und Nachverfolgung von Beschaffungstätigkeiten über Funktionen hinweg
• Unterstützung bei der Due-Diligence-Prüfung von Lieferanten und bei der Aktualisierung von Bankmandaten
• Partner und World Firm Issues:
• Unterstützung des GM bei der Erstellung von Leitlinien für neue Partner, Unterstützung bei der Partner-Retraite und Überwachung von World-Firm-Issues
• Bereitstellung von Informationen auf Anfrage, entsprechend den anwendbaren Verfahren, um Informationen über Partner-Issues den relevanten Parteien zur Verfügung zu stellen
• Dokumentation und Umsetzung von Änderungen am Luxemburger Partnerschaftsvertrag, falls erforderlich, in Zusammenarbeit mit der Partnerschaftsverwaltung in London, dem OMP und dem GM
• Vorbereitung von Entwürfen von Verträgen und Korrespondenz in Verbindung mit dem Eintritt und den Austritt von Partnern
• Kontakte und Korrespondenz mit den verantwortlichen Personen der Partnerschaftsverwaltung in London, insbesondere Unterstützung bei regulatorischen Verfahren in Verbindung mit dem Eintritt und Austritt von Partnern auf internationaler Ebene
• Strategy and Business Planning:
• Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen, um Informationen bereitzustellen, sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden, um das Büroplanungskreislauf zu verbessern
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit dem GM, dem Vorstand, den Managern und der Nachverfolgung der Umsetzung der Strategie des Unternehmens
• Internal Communication:
• Vorbereitung von Kommunikationen, einschließlich von Geschäfts- und Handlungsplänen
• Verantwortung für Kommunikationen in Bezug auf Partner-Meetings, Updates an die Partner und/oder OMP, Updates und angemessene interne Kommunikation für das Luxemburger Büro, in Absprache mit dem OMP und dem GM

Anforderungen

• Präferierte Ausbildung auf dem Gebiet der Wirtschaftswissenschaften und/oder Wirtschaftsstudien
• 4+ Jahre relevanter Erfahrung, bevorzugt in einem professionellen Dienstleistungsunternehmen
• Erfahrung und Affinität zu einem komplexen politischen und Entscheidungsfindungsumfeld
• Präferierte vorherige Erfahrung bei der Planung, Überwachung und Umsetzung strategischer Initiativen
• Gezeigte Fähigkeit, mit hohen und variierenden Anforderungen, engen Fristen, Fristen und anspruchsvollen internen Kunden umzugehen
• Gezeigte Fähigkeit, sensible Informationen, Prozesse und (potenzielle) Entscheidungen angemessen zu handhaben
• Vertrauen in die Arbeit unabhängig und effektive Entscheidungen zu treffen
• Fähigkeit, strategisch zu denken und nach Einsichten und Daten aus verschiedenen Quellen zu suchen, um Risiken, Probleme und Chancen zu erkennen
• Bequemlichkeit bei der Handhabung von Managementinformationen und anderen Firmendaten, mit bewiesener Fähigkeit zur Datenanalyse, um Entscheidungen zu treffen
• Natürliche Neigung, sich auf die Verbesserung von Prozessen zu konzentrieren und die Fähigkeit, Initiativen voranzutreiben
• Affinität zu generativen AI-Tools, mit bewiesener Fähigkeit, diese zur Steigerung von Effizienzen in der Arbeitsergebnisse zu verwenden
• Exzellente organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg zu priorisieren
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (Französisch und Englisch) mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren und starke Beziehungen zu verschiedenen Stakeholdern aufzubauen
• Hohe Fähigkeit, mit internen und externen Kunden zu verhandeln und zu beeinflussen und gleichzeitig die sofortigen Bedürfnisse des Kunden mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen
• Tiefe Kenntnisse des MS Office-Suites (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

Unternehmensbeschreibung

Wir sind eines der größten internationalen Rechtsanwaltskanzleien in der Welt. Mit über 30 Büros auf der ganzen Welt streben wir danach, die Erwartungen unserer Kunden zu übertreffen, indem wir ihnen die höchste Qualität an Beratung und rechtlicher Einsicht bieten, die sowohl die globalen Standards als auch die in-depth lokalen Expertise des Unternehmens kombiniert.

Unser Unternehmen, unsere Arbeit und unsere Leute reichen über Länder, Kulturen und Sprachen hinweg. Wir bieten unseren Kunden eine echte internationale Perspektive. Wir glauben, dass jede Karriere belohnt und anregend sein sollte - voller Möglichkeiten, zu lernen, zu gedeihen und zu wachsen. Deshalb sind wir so stolz auf unsere inklusive, freundliche und teamorientierte Herangehensweise an die Arbeit.

Unsere Strategie zur globalen Einheit ist auf die gezielte Wachstumsperspektive ausgerichtet, die von den Bedürfnissen unserer Kernkunden geführt wird, die wir am besten unterstützen können, mit der Breite und Tiefe der Expertise von Clifford Chance, über die Sektoren und Geografien hinweg, die für sie am wichtigsten sind.

Unsere Kunden finden sich in kommerziellen und industriellen Sektoren, in der Finanzinvestor-Gemeinschaft, bei Regierungen, Behörden, Handelsverbänden und nicht gewinnorientierten Organisationen. Aber egal, wer sie sind oder warum sie sich an uns wenden, bieten wir eine Weltklasse-Dienstleistung an jedem Schritt des Weges. Und das ist möglich dank des unternehmerischen Geistes und der verantwortungsvollen Herangehensweise an die Arbeit, die Sie in allen unserer Teams finden.

Wohin Sie auch in der Firma hingehen, werden Sie ein integraler Teil eines innovativen, vielfältigen und ambitionierten Teams von Menschen werden. Clifford Chance ist ein Ort, an dem die hellsten Köpfe und die besten Kollegen zusammentreffen.