Experte für Gremienmanagement (m/w/d)

Die Deutsche WertpapierService Bank AG ist mit über 22 Jahren Erfahrung im Wertpapiergeschäft der führende Dienstleister für Wertpapierservices in Deutschland. Mit unserer Systemplattform WP3 verarbeiten wir für über 1.000 Banken jedes Jahr mehrere Millionen Wertpapiertransaktionen – schnell, stabil und sicher. An unseren Standorten in Frankfurt, Düsseldorf und München arbeiten über 1.200 Mitarbeitende tagtäglich daran, dass unsere Kundeninstitute am Finanzplatz Deutschland erfolgreicher sind. Unser Anspruch: Erste Wahl für Wertpapierservices zu sein. Lassen Sie uns diese spannende Herausforderung gemeinsam angehen!

In unserer Abteilung Gremienmanagement mit sechs Mitarbeitenden bündeln wir die zentralen Themen der dwpbank: Gremienmanagement, Aufsichtskommunikation sowie Nachhaltigkeit (ESG). Drei Kolleg/innen verantworten den Bereich Gremien, drei weitere die Themen Aufsicht und Nachhaltigkeit.
Als Gremienmanager/in sind Sie eine der Schlüsselfiguren in der Vorstands- und Aufsichtsratsarbeit. Sie sorgen dafür, dass Entscheidungen professionell vorbereitet, rechtssicher dokumentiert sowie strukturiert nachgehalten werden und leisten damit einen direkten Beitrag zur Steuerungsfähigkeit der Bank.

• In Ihrer Rolle als Gremienmanager/in können Sie sich auf folgende Aufgaben freuen:
• Vorstands- und Gremiensitzungen: Sie verantworten die eigenständige Planung, Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen, der Sitzungen von Aufsichtsrat, Ausschüssen des Aufsichtsrats sowie der Hauptversammlungen gemäß Aktiengesetz, Satzung und internen Regularien.
• Agenda- und Beschlussmanagement: Sie erstellen und stimmen Tagesordnungen ab, formulieren Beschlussvorlagen und sorgen für eine strukturierte, entscheidungsreife Aufbereitung der Themen. Dabei treffen Sie eigenständige fachliche Bewertungen und beraten Vor-stand, Bereichsleitungen sowie weitere Stellen in komplexen Fragen.
• Unterlagen & Qualitätssicherung: Sie prüfen, strukturieren und qualitätssichern die für die Gremienbefassung eingereichten Präsentations- und Beschlussunterlagen, erstellen diese teilweise selbst und stellen sicher, dass sie adressatengerecht, vollständig und rechtssicher sind.
• Protokollierung & Nachverfolgung: Sie führen Protokolle, pflegen Maßnahmenlisten und stellen die konsequente Nachverfolgung sowie revisionssichere Dokumentation von Beschlüssen sicher.
• Stakeholder-Kommunikation: Sie sind direkter Ansprechpartner des Vorstands und zentrale Schnittstelle zu Gremienmitgliedern, Gesellschaftern, Aufsichtsbehörden, Sicherungseinrichtung, Verbänden sowie internen Bereichen (u. a. Recht, Kommunikation, Fachbereiche).
• Weiterentwicklung & Digitalisierung: Sie treiben die fachliche Weiterentwicklung des Gremienmanagements voran, identifizieren Optimierungspotenziale und begleiten die Einführung digitaler Tools und Automatisierungslösungen.

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Bank-ausbildung mit berufsbegleitendem Studium) bildet Ihre fachliche Basis.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens drei Jahre, im Gremienmanagement oder in einem vergleichbaren Umfeld bringen Sie mit.
• Fundierte Kenntnisse im Aktienrecht sowie ein solides Verständnis aufsichtsrechtlicher An-forderungen zeichnen Ihr Profil aus.
• Juristisches Grundverständnis gehört zu Ihren Stärken – Sie bewegen sich sicher im Regel-werk des Aktiengesetzes und relevanter Paragraphen (ohne Volljurist/in sein zu müssen).
• Ein sehr gutes Verständnis für Vorstands- und Entscheidungsprozesse sowie für die Ar-beitsweise von Aufsichtsräten bringen Sie mit.
• Sie fühlen sich wohl dabei, komplexe Vorstands- und Gremienthemen eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und entscheidungsreif aufzubereiten.
• Ihre Stärke liegt in der kritischen Analyse und Verdichtung von Vorlagen – Qualität, Konsistenz und Vorstandstauglichkeit haben für Sie oberste Priorität.
• Das präzise, rechtssichere Formulieren von Beschlussvorlagen, Protokollen und Vorstands-Dokumenten gehört zu Ihren Kernkompetenzen.
• In sensiblen Abstimmungen mit Vorstand, Gremienmitgliedern und internen Schnittstellen treten Sie souverän, diplomatisch und verbindlich auf.
• Bankfachliche und regulatorische Zusammenhänge ordnen Sie sicher ein und behalten deren Auswirkungen auf Vorstands- und Aufsichtsratsentscheidungen im Blick.
• Bestehende Abläufe hinterfragen Sie mit Reifegrad und Weitblick, erkennen Verbesserungs- und Digitalisierungspotenziale und treiben diese strukturiert voran.
• Sie zeichnen sich aus durch hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit, über-durchschnittliche Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Termintreue.
• Sie besitzen Freude an der Zusammenarbeit im Team mit einer Vielzahl von wechselnden Ansprechpartnern und zeigen Eigeninitiative und Vernetzungskompetenz.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeitmodell) inkl. Home-Office-Möglichkeiten (60% Remote)
• Leistungsgerechte Vergütung verbunden mit attraktiven Sozialleistungen und Vergünstigungen (u.a. VL und BVV)
• Technische Ausstattung für das Home-Office (Monitore, Tastatur, Maus)
• 30 Urlaubstage & 25 Tage aus dem EU-Ausland heraus arbeiten
• eGym Wellpass & Pflegeberatung "aduna.care"
• Keep-in-Touch-Programm während der Elternzeit
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Zugang zu LinkedIn Learning
• Empfehlungsprogramm "Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• Bezuschusstes Essen in unserer Kantine
• Kostenfreies Deutschlandticket & Fahrradleasing
• Buchbare kostenfreie Parkplätze