Fachreferent Entgeltabrechnung und Personalservice (m/w/d) – Pforzheim

Kurzüberblick

• Standort: Pforzheim
• Arbeitsmodell: Vollzeit (35–40 Std./Woche)
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

• Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfassung und Pflege von Personalstammdaten sowie die vollständige Verwaltung von Personalakten (physisch und digital).
• Erstellung und Anpassung arbeitsvertraglicher Dokumente, Zusatzvereinbarungen und Bescheinigungen mit Blick auf Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit.
• Organisation und Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs mit Beschäftigten: Urlaubsverwaltung, Krankmeldungen (auch elektronische Meldungen), Abwesenheitsdokumentation sowie Zeiterfassungsklärungen.
• Unterstützung des externen Lohnabrechnungspartners durch Bereitstellung belastbarer Daten, Durchführung von Plausibilitätsprüfungen und Mitwirkung bei der Vorbereitung monatlicher Abrechnungsläufe.
• Erste Anlaufstelle für abrechnungsrelevante Rückfragen (z. B. Steuer- und Sozialversicherungsfragen, Zulagen, Entgeltfortzahlung) und Abstimmung mit Krankenkassen, Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern.
• Erstellung aussagekräftiger Auswertungen und Reports für das Personalcontrolling und die Geschäftsführung sowie Pflege von Kennzahlen zur Abrechnungsqualität.
• Mitwirkung an der Optimierung und Digitalisierung administrativer Prozesse sowie an internen Prüfungen und Qualitätsmaßnahmen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal, eine vergleichbare Weiterbildung oder ein einschlägiges Studium im Bereich Personalwesen/Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige praktische Erfahrung in der Personalverwaltung und in der Entgeltabrechnung; sichere Anwendung abrechnungsrelevanter Rechtsgrundlagen.
• Fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht sowie Erfahrung mit Abrechnungssystemen wie DATEV oder gleichwertigen Softwarelösungen.
• Vertraulicher und verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten; hohe Sorgfalt, Organisationsfähigkeit und Serviceorientierung.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und die Fähigkeit, auch in stressigen Phasen termingerecht zu arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen HR-Systemen und elektronischen Meldungen ist von Vorteil.

Benefits

• Eine planbare, sozial abgesicherte Vollzeitstelle mit attraktiver Vergütung und möglichen Sonderzahlungen sowie tariflicher Orientierung (GVP).
• Langfristige Beschäftigungsperspektive mit Übernahmemöglichkeit und einem regional verankerten Team.
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch Fortbildungen und interne Unterstützungsangebote.
• Faire Sozialleistungen, Zuschläge gemäß tariflicher Regelung für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie transparente Arbeitsbedingungen nach AEntG.
• Kollegiale, mehrsprachige Betreuung und ein offenes Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen.