Finance Assistant / Private Office Assistant (München)

Kathrin Wood Office Solutions GmbHWorkFromHome

Stellenbeschreibung:

Finance Assistant / Private Office Assistant (München)

Personalvermittlung und Bewerbungscoaching von und für Assistenzen und Support Professionals

Private Finance Assistant (w/m/d) - Diskrete Unterstützung auf höchstem Niveau zwischen Zahlen, Verträgen und Vertrauen

München / Vollzeit (mindestens 80%) / hybrid

2 erfahrene und humorvolle KollegInnen im Privatbüro

Gehaltsrahmen liegt je nach Hintergrund und Erfahrung bei ca. €65.000 – €75.000 p. a. auf 100% (40 Wochenstunden) gerechnet

München Bogenhausen

Für ein diskret agierendes, international vernetztes Umfeld mit hohen Ansprüchen an Struktur, Verlässlichkeit und Serviceorientierung suchen wir eine engagierte Finanzassistenz. In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du die zentrale Verantwortung für die Organisation und Verwaltung privater Finanz- und Verwaltungsthemen. Dabei arbeitest du eng mit internen und externen PartnerInnen zusammen und sorgst dafür, dass alle administrativen, behördlichen und finanziellen Abläufe reibungslos, präzise und vorausschauend umgesetzt werden.

Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld in München
Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen
Ein kollegiales und motiviertes Team
Management von Banktransaktionen und strukturierte Erfassung von Einnahmen- und Ausgaben durch Aufbau einer wiederkehrenden Berichterstattung gegenüber unseren Klientinnen und Klienten
Liquiditätssteuerung sowie Prüfung und Begleichung von Rechnungen, inkl. Kontrolle der Angemessenheit abgerechneter Ausgaben
Verwaltung von Versicherungen (inkl. Krankenversicherungen), Mitgliedschaften und sonstigen Verträgen
Durchführung und Begleitung von Registrierungen sowie administrative Abstimmung mit Ämtern und Institutionen
Übernahme von Assistenzaufgaben
Sicherstellung einer strukturierten, digitalen und sicheren Ablage aller relevanten Unterlagen
Ad-hoc- & Sonderaufgaben: Flexible Unterstützung bei speziellen Projekten und unvorhergesehenen administrativen Aufgaben
Erfahrung in Finanzbuchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenmanagement oder verwandten Tätigkeiten (bspw. kfm. Fachausbildung im Hotel- und Gastronomiegewerbe, persönliche Assistenz von Führungskräften, Controller/in, Steuerfachausbildung)
Kenntnisse in Finanzmanagement, Budgetverwaltung, Reporting & Vertragsmanagement
Verständnis für behördliche Prozesse
Sicherer Umgang mit digitalem Dokumentenmanagement, wie Erfassung, Strukturierung, Archivierung, Versionierung, Datenschutz etc.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Was zählt, ist nicht nur, was Du tust – sondern wie . In dieser Rolle kommt es auf eine hohe Serviceorientierung und eine reibungslose Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen PartnerInnen an – auch standortübergreifend. Diskretion und Loyalität sind für Dich selbstverständlich, besonders im Umgang mit sensiblen Informationen. Du arbeitest proaktiv, gründlich und lösungsorientiert – auch wenn Dir Themen neu sind. Du behältst den Überblick, verwaltest Budgets strukturiert und transparent und lieferst präzises Reporting. Verwaltungs- und Behördenthemen bringst Du effizient und fehlerfrei über die Ziellinie, und bei der Dokumentation setzt Du auf eine sichere, digitale Ablage. Und wenn sich die Anforderungen mal ändern? Kein Problem – mit Deiner „Go with the Flow“-Mentalität findest Du auch dann pragmatische Lösungen.

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Unterföhring, Bavaria, Germany 1 week ago