Finance & Business Operations Manager (m/w/d) new

Stellenbeschreibung:

Über beON

Wir sind eine mittelständische IT-Beratung und unterstützen namhafte Kunden bei digitalen Transformations-, Cloud- und IT-Projekten. Unser Erfolg basiert auf klaren Prozessen, hoher Qualität und verlässlicher Zusammenarbeit. Zur Verstärkung unseres internen Teams suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und tech-offene Persönlichkeit, die Finance, Business Operations und administrative Prozesse ganzheitlich unterstützt.

Rahmenbedingungen

Arbeitszeit: Vollzeit
Start: so schnell wie möglich
Standort: Düsseldorf, Deutschland (hybrid) oder München
Arbeitsmodell: #LI-Hybrid

Deine Aufgaben

1. Finance & vorbereitende Buchhaltung

Sammlung, Sortierung und Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Formale und inhaltliche Validierung von Belegen (Pflichtangaben, Beträge, MwSt., Kostenstellen)
Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für die externe Steuerkanzlei
Bearbeitung und Vorbereitung von Rückerstattungen (Reise- und Auslagenabrechnungen)
Pflege und strukturierte Ablage digitaler Belegsysteme
Klärung von Rückfragen mit internen Fachbereichen (wie HR und Legal) und externen Dienstleistern

2. Projektcontrolling „light“ (ERP-gestützt)

Prüfung und Nachverfolgung von Stundenerfassungen von IT Beratern beim Kunden und Projektdaten
Pflege und Auswertung von Projekt-, Kosten- und Umsatzdaten im ERP-System, insbesondere Microsoft Dynamics
Unterstützung bei der ERP-basierten Abbildung von Projekten (Kostenstellen, Projekte, Abrechnungsvorbereitung)
Erstellung und Aufbereitung von Projekt- und Management-Reports auf Basis von ERP-Daten
Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung von Abweichungen (Zeit, Kosten, Budget)
Enge Zusammenarbeit mit IT Projektleitung, Finance und Geschäftsführung zur kontinuierlichen Verbesserung der systemgestützten Prozesse

3. Vorbereitende Gehalts- & Bonusabrechnung

Sammlung und Pflege abrechnungsrelevanter Daten (Fixgehälter, variable Bestandteile, Abwesenheiten)
Berechnung von Bonus- und variablen Vergütungsanteilen (z. B. projekt- oder umsatzbasiert)
Plausibilitätsprüfung der Berechnungen
Aufbereitung der Daten für die externe Lohn- und Gehaltsabrechnung
Dokumentation und revisionssichere Ablage der Berechnungsgrundlagen

4. Assistenz der Geschäftsführung

Proaktive Unterstützung im operativen Tagesgeschäft der Geschäftsführung, inklusive kurzfristiger organisatorischer Abstimmungen und Koordination
Termin- und Reiseorganisation der Geschäftsführung
Vorbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen
Organisation von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Nachverfolgung von To-dos
Strukturierte Ablage von Verträgen und sensiblen Dokumenten
Unterstützung in der internen und externen Kommunikation

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung, Finance oder Business Operations
Idealerweise Erfahrung mit oder Interesse an Microsoft Dynamics (z. B. Dynamics 365 Project Operations, Finance)
Offenheit für ERP-gestütztes Arbeiten und digitale Prozesse
Tech-affin: ERP-Systeme stehen im Vordergrund, Excel dient der Analyse – nicht als Ersatz für Prozesse
Sehr gute Excel-Kenntnisse (Formeln, Auswertungen, Plausibilitätsprüfungen)
Ausgeprägte interne Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit Kolleg:innen aus Projekten, Vertrieb, HR und Management
Strukturierte, äußerst sorgfältige und diskrete Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Zahlenaffinität
Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil
(beON unterstützt Weiterbildungen, z. B. durch Englischkurse)