Finance & Business Operations Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Über beON

Wir sind eine mittelständische IT-Beratung und unterstützen namhafte Kunden bei digitalen Transformations-, Cloud- und IT-Projekten. Unser Erfolg basiert auf klaren Prozessen, hoher Qualität und verlässlicher Zusammenarbeit. Zur Verstärkung unseres internen Teams suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und tech-offene Persönlichkeit, die Finance, Business Operations und administrative Prozesse ganzheitlich unterstützt.

Rahmenbedingungen

Arbeitszeit: Vollzeit
Start: so schnell wie möglich
Standort: Düsseldorf, Deutschland (hybrid) oder München
Arbeitsmodell:

Deine Aufgaben

Finance & vorbereitende Buchhaltung
- Sammlung, Sortierung und Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Formale und inhaltliche Validierung von Belegen (Pflichtangaben, Beträge, MwSt., Kostenstellen)
- Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für die externe Steuerkanzlei
- Bearbeitung und Vorbereitung von Rückerstattungen (Reise- und Auslagenabrechnungen)
- Pflege und strukturierte Ablage digitaler Belegsysteme
- Klärung von Rückfragen mit internen Fachbereichen (wie HR und Legal) und externen Dienstleistern
Projektcontrolling „light“ (ERP-gestützt)
- Prüfung und Nachverfolgung von Stundenerfassungen von IT Beratern beim Kunden und Projektdaten
- Pflege und Auswertung von Projekt-, Kosten- und Umsatzdaten im ERP-System, insbesondere Microsoft Dynamics
- Unterstützung bei der ERP-basierten Abbildung von Projekten (Kostenstellen, Projekte, Abrechnungsvorbereitung)
- Erstellung und Aufbereitung von Projekt- und Management-Reports auf Basis von ERP-Daten
- Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung von Abweichungen (Zeit, Kosten, Budget)
- Enge Zusammenarbeit mit IT Projektleitung, Finance und Geschäftsführung zur kontinuierlichen Verbesserung der systemgestützten Prozesse
Vorbereitende Gehalts- & Bonusabrechnung
- Sammlung und Pflege abrechnungsrelevanter Daten (Fixgehälter, variable Bestandteile, Abwesenheiten)
- Berechnung von Bonus- und variablen Vergütungsanteilen (z. B. projekt- oder umsatzbasiert)
- Plausibilitätsprüfung der Berechnungen
- Aufbereitung der Daten für die externe Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Dokumentation und revisionssichere Ablage der Berechnungsgrundlagen
Assistenz der Geschäftsführung
- Proaktive Unterstützung im operativen Tagesgeschäft der Geschäftsführung, inklusive kurzfristiger organisatorischer Abstimmungen und Koordination
- Termin- und Reiseorganisation der Geschäftsführung
- Vorbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen
- Organisation von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Nachverfolgung von To‑dos
- Strukturierte Ablage von Verträgen und sensiblen Dokumenten
- Unterstützung in der internen und externen Kommunikation

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung, Finance oder Business Operations
Idealerweise Erfahrung mit oder Interesse an Microsoft Dynamics (z. B. Dynamics 365 Project Operations, Finance)
Offenheit für ERP‑gestütztes Arbeiten und digitale Prozesse
Tech‑affin: ERP‑Systeme stehen im Vordergrund, Excel dient der Analyse – nicht als Ersatz für Prozesse
Sehr gute Excel‑Kenntnisse (Formeln, Auswertungen, Plausibilitätsprüfungen)
Ausgeprägte interne Service‑ und Lösungsorientierung im Umgang mit Kolleg:innen aus Projekten, Vertrieb, HR und Management
Strukturierte, äußerst sorgfältige und diskrete Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Zahlenaffinität
Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil (beON unterstützt Weiterbildungen, z. B. durch Englischkurse)