Freelance Event Coordinator

Overview

Die Preview Days der Manifesta 16 Ruhr sind weit mehr als nur ein einzelnes Event. Vom 18.–20. Juni 2026 eröffnen sie 100 Tage künstlerischer Begegnungen, Dialoge und gemeinsamer Erfahrungen im gesamten Ruhrgebiet. Sie bringt internationale Künstler*innen, Partner*innen, politische Vertreter*innen, Förder*innen, Medien und das Publikum zusammen und ist ein Moment mit überregionaler Bedeutung.

Für diesen besonderen Anlass suchen wir eine*n erfahrene*n Freelance Event Coordinator, der*die in enger Abstimmung mit der verantwortlichen Projektleitung die Planung und Umsetzung der Eröffnungsfeier begleitet.

Du arbeitest auf selbstständiger Basis und bringst deine organisatorische Expertise, deine strukturierte Arbeitsweise und deine Erfahrung in komplexen Event-Settings ein. Als zentrale Koordinationsschnittstelle unterstützt du die Projektleitung in der operativen Vorbereitung, hältst Fäden zusammen und sorgst dafür, dass Vision und Umsetzung nahtlos ineinandergreifen.

Die Rolle bietet die Möglichkeit, einen prägenden Moment der Biennale maßgeblich mitzugestalten.

Aufgaben

• Koordination & Struktur: Unterstützung der Projektleitung bei der übergeordneten Planung der Eröffnungsfeier – Zeitpläne, Abläufe, Schnittstellenmanagement und operative Vorbereitung.
• Kommunikation & Abstimmung: Eigenständige Koordination mit Dienstleister*innen, Produktionspartner*innen, Technik, Hospitality, Sicherheit und weiteren Gewerken in enger Abstimmung mit der Projektleitung.
• Ablaufplanung: Mitentwicklung detaillierter Run-of-Show-Dokumente, Ablauf- und Logistikpläne.
• Vor-Ort-Umsetzung: Präsenz während Aufbau, Durchführung und Abbau der Eröffnungsfeier als koordinierende Schnittstelle zwischen allen Beteiligten.
• Dokumentation & Nachbereitung: Strukturierte Aufbereitung von Planungsständen, Budgetübersichten (in Abstimmung), Timelines sowie Unterstützung bei der finalen Abwicklung.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in der Koordination von Kulturveranstaltungen, Festivals oder vergleichbaren Großevents
• Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent sowie ein souveräner Umgang mit komplexen Projektstrukturen
• Erfahrung im Arbeiten mit unterschiedlichen Stakeholdern aus Kultur, Politik und Öffentlichkeit
• Selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit und Überblick auch in intensiven Produktionsphasen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Projektmanagement- und Office-Tools
• Zeitliche Verfügbarkeit von Mitte März bis Ende Juni 2026, inklusive intensiver Präsenzphase rund um die Eröffnung

Vertragsart: Freelance / selbstständige Tätigkeit

Laufzeit: Mitte März 2026 – Ende Juni 2026

Honorarmodell: Pauschalhonorar auf Basis eines vereinbarten Stundenkontingents

Reisekosten: Anfallende Reise- und Fahrtkosten sind nicht im Honorar enthalten und können gegen Nachweis in Rechnung gestellt werden.

Bewerbungen nur via Manifesta 16 Ruhr Formular :