Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement

Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement

Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsprojekte weltweit. Unterhalb des Teams der Stabsabteilung GSI & FAIR Gremien und Komitees arbeiten wir täglich daran, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement.

Kennziffer:

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsführung mit einem internationalen Teilnehmendenkreis und erster Kontakt für unsere Partner*innen und Sitzungsteilnehmer*innen in allen organisatorischen Belangen.
• Bestellung von internen und externen Dienstleistungen wie z. B. Reisebuchungen, Bewirtung, Raumausstattung, Hotelzimmerkontingente, inkl. Einholen von Angeboten, Erstellung und Verfolgung von Warenkörben in SAP und abschließende Rechnungsprüfung.
• Korrespondenz mit unseren Partner*innen/Sitzungsteilnehmer*innen in englischer Sprache.
• Durchführung von Recherchen.
• Raumvorbereitung und -nachbereitung in Zusammenhang mit Sitzungen sowie organisatorische Sitzungsbegleitung.
• Reisekostenabrechnungen.
• Pflege und Erstellung von Listen und Übersichten in Zusammenhang mit Sitzungen (Transfer-/Hotel-/Teilnehmenden-/Terminlisten).

Ihr Profil

• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau.
• Erfahrung im geschäftsführungsnahen Assistenzbereich; idealerweise bereits im Eventmanagement tätig.
• Erfahrung bei der Arbeit mit Microsoft Office-Programmen.
• Affinität zum eigenständigen, methodischen und strukturierten Arbeiten.
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit.
• Versiert im Umgang mit Kund*innen und serviceorientiert; höfliche Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit.

Wir bieten

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund). Eine Entfristung bzw. Weiterbeschäftigung ist bei entsprechender Eignung und Bedarf nicht ausgeschlossen. GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen. Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter sowie . Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer bis über das Online‑Bewerbungsportal auf unserer Webseite: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH; Abteilung Personal; Planckstraße 1, 64291 Darmstadt.

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