Front Office Management (m/w/d) – Konferenzzentrum / Event & Gästeservice (Vollzeit, Erfurt)

Die Leucht One GmbH betreibt und entwickelt moderne Arbeits-, Event- und Konferenzflächen. Für einen neuen Konferenzkomplex in Erfurt suchen wir operative Unterstützung im Front Office , die Gästeservice, Tagesbetrieb und Locationkoordination zuverlässig steuert.

‼️ Das Wichtigste auf einen Blick:

• Arbeitsort: Erfurt, vor Ort
• Anstellung: Vollzeit, befristet 18 Monate
• Gehalt: 36.000–42.000 € / Jahr (je nach Erfahrung)
• Arbeitszeiten: planbar, keine Nacht- und Wochenendarbeit
• Start: nach Vereinbarung

Du bist die zentrale Anlaufstelle im Haus: Empfang, Gästebetreuung, Konferenzablauf. Du koordinierst den operativen Service und stellst sicher, dass Teilnehmende, Referent*innen und Partner einen reibungslosen, professionellen Tag erleben.

Dein beruflicher Tag könnte beispielsweise so aussehen:

Du startest morgens, überprüfst die anstehenden Termine und besprichst die Aufgaben mit deinem Teamlead. Danach machst du eine Flächenbegehung, um sicherzustellen, dass alles für den Tagesbetrieb bereit ist. Ab 08:00 Uhr begrüßt du die ankommenden Gäste, Teilnehmenden und Referenten, bereitest Kaffee und Getränke vor und stehst für Fragen zur Verfügung. Während die Tagungen laufen, bist du am Empfang als zentrale*r Ansprechpartner*in verfügbar, überprüfst die Küchenbereiche und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft. Mittags gibt es einen kurzen Team-Check-In, um aktuelle Themen zu besprechen, bevor du am Nachmittag die Kursunterlagen für einen zukünftigen Kurs ausdruckst, vorbereitest und vor dem Feierabend auf den Tischen der Kursteilnehmer*innen verteilst.

Deine Aufgaben:

• Empfang und Betreuung der Gäste: Du bist das freundliche Gesicht, das unsere Gäste willkommen heißt und sicherstellt, dass sie sich von Anfang an wohlfühlen.
• Sicherstellung eines reibungslosen Konferenzablaufs: Du unterstützt bei der Organisation der Konferenzen, kümmerst dich um Raumvor- sowie Nachbereitungen und sorgst dafür, dass alle technischen und organisatorischen Details stimmen.
• Schnelles Reagieren bei Herausforderungen: Du bist flexibel und findest immer eine Lösung, egal ob ein technisches Problem auftaucht oder eine spontane Änderung im Ablauf nötig ist.
• Schaffung einer Wohlfühlatmosphäre: Du sorgst dafür, dass es an nichts fehlt – ob Kaffee, Kursmaterialien oder ein freundliches Wort zwischendurch. Mit immer neuen Ideen schaffst du kleine Überraschungsmomente im Alltag.
• Enge Zusammenarbeit mit der Teamleitung: Gemeinsam sorgt ihr dafür, dass der Konferenzkomplex optimal läuft und sich Gäste sowie Teammitglieder gleichermaßen gut aufgehoben fühlen.
• Du hast bestenfalls bereits Erfahrung in der Hotellerie, Eventorganisation oder im Kundenservice, einen entsprechenden Abschluss und bringst ein großes Maß an Gastfreundschaft und Servicebereitschaft mit.
• Du liebst es, Menschen eine tolle Erfahrung zu bieten, und packst gern selbst mit an, um das perfekte Erlebnis zu schaffen.
• Du bist organisationsstark und verlierst auch bei parallelen Aufgaben nicht den Überblick.
• Probleme? Für dich gibt es keine – du handelst schnell und bringst pragmatische Lösungen.
• Du sprichst fließend Deutsch und verständlichses Englisch und bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen.
• Teamarbeit ist für dich genauso wichtig wie Eigenverantwortung – du arbeitest eng mit der Teamleitung zusammen, scheust aber nicht davor zurück, selbst Verantwortung zu übernehmen.