Junior Site Administrator

Overview

The Junior Site Administrator provides day‑to‑day administrative and coordination support to the site and project management team. The role focuses on time sheets, travel, accommodation, office administration, reporting support, and acting as a key point of contact between site teams and central functions. The position is well suited to someone early in their career looking to develop within a construction project environment. The role is office based on a construction site in Frankfurt, which may require some outdoor work and exposure to construction site conditions.

Key Responsibilities

• Support the site administrators to ensure time sheet management
• Assist in the management of site and office access (access cards, etc.)
• Maintain accurate administrative records, trackers, and spreadsheets
• Collect, file, and maintain employee documentation (e.g. passport, A1, EHIC)
• Support staff movement tracking and subsistence reporting for payroll purposes
• Assist with expense monitoring and support the approval and payment process
• Carry out routine file checks to ensure filing structures and standards are followed
• Monitor stationery and office supply levels and assist with reordering
• Coordinate with Procurement and Logistics teams for office‑related requirements
• Support the general running of the site office and facilities
• Assist with maintaining a clean, organised, and professional working environment
• Maintain trackers to support reporting on site administration activities
• Assist with welcoming new starters to site
• Support onboarding administration and documentation
• Coordinate with IT to support ordering and tracking of site IT equipment
• Support communication between site teams, project management, and central departments
• Assist with processing travel requests in line with company procedures
• Support flight and hotel bookings within approved budgets
• Support tracking of vehicle registrations and driver documentation
• Support site wellbeing initiatives and team activities
• Show willingness to learn site systems, processes, and construction operations

Essential Criteria For The Role

• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint). SAP is desirable
• Communication: strong written and verbal communication
• Capacity for processing high volume tasks
• Ability to work with confidential information in a professional manner, to respond to all inquiries effectively and professionally
• Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment
• Prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision
• Ability to work on your own initiative, exercise good judgment when taking decisions, leading by example
• Excellent communication skills
• Patience, attention to detail, adaptability, reactivity
• Language: English
• Other languages (German)
• Driving License

Mercury is an equal opportunities employer .

Rollenübersicht

Die/Der Junior Site Administrator unterstützt das Standort‑ und Projektteam in der täglichen Administration und Koordination. Der Schwerpunkt liegt auf Zeiterfassung, Reisen, Unterkunft, Büroorganisation, Reporting‑Unterstützung sowie der Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Baustellenteams und den zentralen Abteilungen. Die Position eignet sich ideal für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger, die sich in einem Bauprojektumfeld weiterentwickeln möchten. Die Rolle ist bürobasiert auf einer Baustelle in Frankfurt, was gelegentliches Arbeiten im Freien und Kontakt mit typischen Baustellenbedingungen erfordern kann.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der Site Administratoren bei der Zeiterfassungsverwaltung
• Unterstützung bei der Verwaltung des Zugangs zu Baustelle und Büro (Zutrittskarten etc.)
• Pflege genauer administrativer Unterlagen, Tracker und Tabellen
• Sammlung, Ablage und Pflege von Mitarbeiterdokumenten (z.B. Reisepass, A1, EHIC)
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Mitarbeitereinsätzen und Spesenmeldungen für die Lohnabrechnung
• Unterstützung bei der Ausgabenüberwachung sowie beim Genehmigungs‑ und Zahlungsprozess
• Durchführung regelmäßiger Datei‑ und Strukturprüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung von Ablagestandards
• Überwachung von Büro‑ und Materialbeständen sowie Unterstützung bei Nachbestellungen
• Abstimmung mit den Teams für Einkauf und Logistik bei bürobezogenen Anforderungen
• Unterstützung des allgemeinen Betriebs des Standortbüros und der Einrichtungen
• Mitwirkung an der Aufrechterhaltung eines sauberen, organisierten und professionellen Arbeitsumfelds
• Pflege von Trackern zur Unterstützung des Reportings über administrative Aktivitäten
• Unterstützung bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter auf der Baustelle
• Unterstützung bei Onboarding‑Prozessen und Dokumentation
• Koordination mit der IT zur Bestellung und Nachverfolgung von IT‑Ausstattung
• Unterstützung der Kommunikation zwischen Baustellenteams, Projektleitung und zentralen Abteilungen
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Reiseanträgen gemäß Unternehmensrichtlinien
• Unterstützung bei Flug‑ und Hotelbuchungen innerhalb genehmigter Budgets
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Fahrzeugregistrierungen und Fahrerdokumenten
• Unterstützung von Initiativen zur Mitarbeitergesundheit und Teamaktivitäten
• Bereitschaft, Baustellensysteme, Prozesse und Abläufe im Bauwesen zu erlernen

Erforderliche Qualifikationen

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft‑Office‑Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint); SAP von Vorteil
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, ein hohes Arbeitsvolumen effizient zu bearbeiten
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen; kompetente und professionelle Reaktion auf Anfragen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, um Aufgaben in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld fristgerecht abzuschließen
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und selbstständig innerhalb von Deadlines zu arbeiten
• Eigeninitiative, gutes Urteilsvermögen und Vorbildfunktion
• Geduld, Genauigkeit, Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit
• Sprache: Englisch
• Weitere Sprachen: Deutsch
• Führerschein

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.