Kommunikationsassistenz (m/w/d) 50%-Teilzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 8 TV-L FU K[...]

Die Forschung am Institut für Meteorologie widmet sich dem Verständnis und der Modellierung von Wetter- und Klimaprozessen sowie deren Wechselwirkungen mit der Umwelt. Die Dynamik der Wetter- und Klimavariabilität wird dazu auf Grundlage physikalischer und chemischer Gesetzmäßigkeiten sowie allgemein theoretischer Aspekte betrachtet, wobei die Wechselwirkungen mit der Erdoberfläche, der Vegetation und den Ozeanen eine wichtige Rolle spielen.

Aufgabengebiet

• Selbständige Korrespondenz, Telefonate und Erledigung des allg. Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache
• Beratung von Publikum, Mitarbeiter*innen, Studierenden, allg. Auskunftserteilung
• Postbearbeitung
• Krankmeldungen, Pflege von Mitarbeiterlisten
• Protokollführung
• Terminkoordinierung
• Bestellungen und Rechnungswesen
• Pflege von Webseiten
• Projektverwaltung Drittmittelprojekte, einschließlich Finanzplanung und Finanzkontrolle, Bewirtschaftung, Überwachung von Bestimmungen und Verwendungsrichtlinien der Drittmittelgeber, Mittelanforderungen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen und Abrechnung
• Betreuung von Personalangelegenheiten, einschließlich Bewerbungsmanagement, Vorbereitung von Formanträgen, Führung von Urlaubslisten
• Vorbereitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Vorbereitung von Veranstaltungen sowie Mitwirkung bei deren Durchführung, einschließlich Raumbuchungen, Einladungsmanagement und Catering
• Gästebetreuung
• Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen von Lehr- und Prüfungsangelegenheiten
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut

Einstellungsvoraussetzungen

Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Fachkenntnisse

Erwünscht

• Sehr gute PC-Kenntnisse (insb. MS-Office, Internet, E-Mail)
• Organisationsgeschick
• gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Verwaltungsvorschriften und -verfahren innerhalb der Freien Universität Berlin
• Erfahrung im Vergabe- und Beschaffungswesen
• Persönliche Aufgeschlossenheit, Engagement und Flexibilität

Weitere Informationen erteilt Herr Prof. Dr. Stephan Pfahl ( / ).

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