Koordinations- und Assistenzkraft (m/w/d) für die Referatsleitung

Landratsamt FürstenfeldbruckFürstenfeldbruck

Stellenbeschreibung:

für das Referat 44 - Ausländerwesen

in Teilzeit mit 19,5 Stunden.

IHRE AUFGABEN

Telefonservice und erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen inkl. Beschwerdemanagement
Koordination und Organisation von Terminen sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben
Pflege und Kontrolle von Buchungen (z. B. ZEDOS), Bearbeitung von Krank- und Gesundmeldungen sowie Raumbuchungen
Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Schulungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
Unterstützung der Referatsleitung sowie der Sachbereichsleitungen in administrativen und organisatorischen Belangen sowie sonstige Tätigkeiten zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben
Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (inkl. digitaler Funktionspostfächer), Ablage sowie Scan- und Kopierarbeiten
Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
Liegenschaftsmanagement, z. B. Annahme und Weitergabe von Schadensmeldungen, Schnittstelle zur Hausverwaltung sowie Organisation der Datenmüllentsorgung
Pflege und Führung von Übersichten und Listen, z. B. zu Mitarbeitenden, Stellplätzen, Inventar und Dienstsiegeln
Koordination und Abstimmung mit internen Stellen des Landratsamts
Betreuung interner Aushänge und Informationsmedien
Durchführung von Recherchetätigkeiten und allgemeinen administrativen Aufgaben

IHR PROFIL

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation/ Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
schnelle Auffassungsgabe, selbständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, organisatorische Kompetenzen
ein hohes Maß an Teamfähigkeit
Bürgerfreundliches Auftreten und Handeln, interkulturelle Kompetenzen, gute Konflikt- und Kommunikationsfähigkeit
gute EDV-Kenntnisse im MS-Office Bereich / Erfahrung im Umgang mit digitaler Akte

UNSER ANGEBOT

Bezahlung nach Entgeltgruppe 5 TVöD VKA
Jahressonderzahlungen lt. Tabelle
Zahlung der Großraum- und (optional) Kinderzulage
30 Tage Urlaub + 24./31.12, Faschingsdienstag frei
ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

WIR BIETEN ZUSÄTZLICH

umfangreiche Sozialleistungen wie eigene Kinderferienbetreuung, Betriebsrente, Mobile Arbeit, wo möglich, Betriebssport, ÖPNV-Zuschuss

Die Dienststelle befindet sich in der Industriestraße 10 inFürstenfeldbruck. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 14. und 15. April statt.
Wir legen Wert auf Chancengleichheit und Inklusion. Schwerbehinderte Personen und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).