Managementassistenz (Bereich Projekte)

Wärme und Energie sind unser Beitrag zur Lebensqualität – jeden Tag aufs Neue.

Als BEW Berliner Energie und Wärme GmbH versorgen wir die Hauptstadt klimaschonend mit Strom und Wärme. Unser Fernwärmenetz ist mit mehr als 2.000 Kilometern Länge das größte Westeuropas. Wir beliefern etwa ein Drittel der Berliner Haushalte mit Wärme.

Mit dem Know-How unserer gut 2.300 Mitarbeitenden decken wir die gesamte Wertschöpfungskette der Fernwärme ab – von der Erzeugung über den Netzbetrieb und -ausbau bis hin zum Vertrieb. Mit Hochdruck arbeiten wir am Kohleausstieg bis 2030 und an einer klimaneutralen Erzeugung ab 2045. Damit unterstützen wir das Land Berlin maßgeblich beim Erreichen seiner Klimaziele.

Auf dem Weg dahin wollen wir einen höheren Anteil an erneuerbaren Energien und Abwärme realisieren. Dazu müssen wir viele unserer Standorte und Anlagen umgestalten. Für diese Herausforderung und die damit verbundenen Aufgaben brauchen wir Menschen, die sich mit ganzer Kraft für unser gemeinsames Ziel einer lokalen Wärmewende engagieren – Menschen wie Dich.

Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Managementassistenz (Bereich Projekte) am Standort Berlin in befristeter Anstellung bis .

Deine Aufgaben

• Du übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und stellst ein professionelles sowie vertrauliches Informations- und Kommunikationsmanagement für den Bereichsleiter sicher.
• Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Teams und externen Partnern und planst, koordinierst, priorisierst Termine proaktiv, behältst Deadlines, Aufgaben, Dokumente und notwendige Vorbereitungen stets zuverlässig im Blick.
• Du bereitest bereichsübergreifende Meetings und Workshops strukturiert vor, begleitest deren Durchführung und stellst eine reibungslose Nachverfolgung der Ergebnisse sicher.
• Du organisierst eigenständig interne und externe Besprechungen – telefonisch, per Teams oder vor Ort – und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Du verantwortest ein effizientes Dokumenten- und Datenmanagement und etablierst eine strukturierte, transparente und leicht zugängliche Ablage.
• Du sichtest, priorisierst und beantwortest E-Mails eigenständig und übernimmst die professionelle interne und externe Korrespondenz.
• Du steuerst Management‑Termine inklusive Agenda, Protokollen, Aufgabenverfolgung sowie der vollständigen organisatorischen Vorbereitung (Teilnehmende, Räume, Technik, Unterlagen).
• Du führst eigenständig Recherchen, Informationsbeschaffung und Analysen durch, bereitest Inhalte adressatengerecht auf und unterstützt Entscheidungen des Managements.
• Du verantwortest kaufmännische Themen wie die vorausschauende Reiseplanung, die Reisekostenabrechnung, Auslagenerstattung und die korrekte Berücksichtigung steuerlich relevanter Aspekte.
• Du unterstützt die kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse und bringst eigene Ideen zur Verbesserung ein.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Aufstiegsfortbildung, wie Meister, Fachwirt oder Fachkaufmann/-frau und bringst idealerweise mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion mit - eine Voraussetzung, mit der Du Deine fachliche Stärke gezielt einbringst.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent, arbeitest sorgfältig und hast ein Auge für Details – ohne das große Ganze aus dem Blick zu verlieren.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du bist belastbar, flexibel und kannst auch in arbeitsintensiven Phasen Prioritäten klug setzen und verlässlich liefern.
• Du kommunizierst souverän, adressatengerecht und verbindlich – sowohl schriftlich als auch mündlich, auf Deutsch (fließende Kenntnisse) und Englisch - – eine Grundlage, die für den Austausch im Team und im Projektumfeld erforderlich ist.
• Du bist digital affin, sicher im Umgang mit MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) und geübt in der strukturierten Daten- und Dokumentenorganisation.
• Du trittst professionell auf, agierst als serviceorientierte Ansprechperson und bewegst dich sicher auf allen Ebenen der Organisation.
• Du verfügst über ein hohes Maß an Empathie und hast Freude an der Arbeit im Team.

Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!

• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
• Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
• 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
• ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss)
• Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice