Mitarbeiter (m/w/d) Backoffice in Teilzeit | 18,04 - 28,37 EUR

IT-Systemhaus der Bundesagentur für ArbeitNeu-Ulm

Stellenbeschreibung:

Stellenbeschreibung

Sie arbeiten als Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (Vormittag) in unserem technischen Umfeld in Ulm. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.

Kalendermanagement: Organisation, Koordination und Priorisierung des Kalenders der Abteilungsleitung
Meetingorganisation: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Sonderterminen
Reisemanagement: Reiseplanung sowie Betreuung der Zeit- und Abwesenheitswirtschaft der Abteilungsleitung
Administrative Unterstützung: Bearbeitung von Urlaubs-, Abwesenheits- und Zeitanträgen sowie Unterstützung des Teams im Reisemanagement
Controlling-Auswertungen: Pflege und Auswertung Excel‑basierter Übersichten (z. B. Stunden, Projekt- und Kapazitätsdaten)
Informationsaufbereitung: Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationsunterlagen für die Abteilungsleitung
Bestellwesen: Angebotseinholung, Rechnungsprüfung und administrative Nachverfolgung
Organisation von Events: Begleitung von Meetings, Veranstaltungen und ausgewählten Sonderprojekten
Administration: Übernahme allgemeiner organisatorischer und koordinativer Aufgaben im Abteilungsumfeld

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktionen, idealerweise im technischen Umfeld
Sehr gute Organisations‑, Koordinations‑ und Kommunikationsfähigkeit
Eigenständige, zuverlässige, flexible und belastbare Arbeitsweise
IT‑Kenntnisse: Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse, insbesondere Excel und Outlook
Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil
Arbeitszeit: Montag bis Freitag, 4–6 Stunden ab 8:30 Uhr