Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzteam bei der Persönlichen Referentin des Ministerprä

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzteam bei der Persönlichen Referentin des Ministerpräsidenten

Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen – Arbeitsort: Düsseldorf, Beginn ab . Anstellungsart: Vollzeit, Befristung: unbefristet, Berufsbezeichnung: Kaufmann/-frau – Büromanagement.

Die Staatskanzlei als Behörde des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzteam bei der Persönlichen Referentin des Ministerpräsidenten. Sie unterstützen die Persönliche Referentin bei allen Aufgaben rund um Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation.

Schwerpunkte Ihrer Arbeit:

• Bearbeitung und Aufbereitung des Postein- und Postausgangs (auch im digitalen Verfahren)
• Fertigen von diversem Schriftgut (z. B. Korrespondenz, Eingangsbestätigungen, Absagschreiben, Serienbriefe, Statistiken in Excel)
• Kommunikationsassistenz (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten, Scan‑ und E‑Mail‑Dienste)
• Zusammenstellung von Terminunterlagen
• Recherche/Auskünfte (z. B. Datei- und Aktenrecherchen, Internetrecherchen)
• Besprechungsassistenz (Telefon‑ und Videokonferenzen, Terminierung von Sitzungen, Raumreservierungen, Catering, Empfang von Gästen)
• Datenmanagement (Pflege der Datensammlungen, Anlegen von Ordnern, Überwachung von Wiedervorlagen)
• Vertretung innerhalb des Assistenzteams der Abteilung

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufmann/-frau für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte oder Rechtsanwalts‑ und Notarfachangestellte) oder mindestens dreijährige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (Grammatik, Rechtschreibung)
• Gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere Word, Excel, Outlook

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse und Erfahrungen im Sekretariatswesen
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung
• Professionelle Anwenderkenntnisse in moderner Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
• Gute digitale Arbeitskenntnisse

Übergreifende Kompetenzen:

• Ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• flexible Arbeitszeiten, gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• tarifvertragliche Vergütung (TV‑L), Entgeltgruppe 6 TV‑L
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing‑Modells
• Sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Moderne technische Ausstattung
• Attraktives Umfeld der Dienststelle, gute Anbindung an den ÖPNV
• Gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Gleichstellung und Chancengleichheit

Die Staatskanzlei verpflichtet sich zur Gleichstellung von Frau und Mann. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen; Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, erfolgt bei gleicher Eignung eine bevorzugte Berücksichtigung nach dem Landesgleichstellungsgesetz. Ebenso begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs‑ oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

So bewerben Sie sich

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Senden Sie Ihre Bewerbung bitte unter Angabe des Stichwortes TA‑M2–2026 bis zum 24. März 2026 vorzugsweise per Mail an: oder per Post an die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen, Referat I 2 – Personalangelegenheiten, 40190 Düsseldorf.

Der Bewerbung sind mindestens folgende Unterlagen beizufügen:

• Anschreiben
• Aktueller Lebenslauf
• Abschlusszeugnisse, die die geforderte Ausbildung nachweisen
• Arbeitszeugnisse
• Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (falls im öffentlichen Dienst tätig oder gewesen)
• ggf. Nachweis über Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2SGB XI
• Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw)

Unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte im Betreff das Stichwort „TA‑M2‑2026“ sowie Ihren Vor- und Zuname an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im PDF‑Format zu versenden. Bei Postsendung: senden Sie ausschließlich Kopien und keine Originale. Bitte keine Bewerbungsmappe verwenden; heften Sie die Unterlagen lediglich zusammen.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten finden Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“.

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