Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung - Schwerpunkte Finanzcontrolling, Persona[...]

Institut für Theoretische Informatik (ITI)

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst primär das Finanzcontrolling des WOW-Projekts „a World Model Of Our World“ innerhalb unseres koordinierten Instituts und mit sechs weiteren beteiligten Instituten. Hier verwalten und überwachen Sie selbständig die Stiftungsmittel.

Die Tätigkeiten im Einzelnen:

• Anlegen der Projekte und Planung der Sach- und Personalmittel
• Überwachung der Liquidität
• Erstellen von Kennzahlen und Berichten für die Institutsleitung und für die teilnehmenden Institute des Projekts WOW
• Unterstützung der Abwicklung der jährlichen Finanzberichte an den Fördergeber
• Durchführung von Analysen und Evaluationen
• Veranlassen von Umbuchungen, Transaktionen, Umwidmungen
• Beantragung von Projektverlängerungen mit eigenständiger Korrespondenzführung
• Erstellen von Verwendungsnachweisen und Klärung von Unstimmigkeiten und anderen Fragestellungen
• Abwicklung von Personalmaßnahmen und Personalbetreuung der Mitarbeiter und der studentischen Hilfskräfte (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Umbuchungen) innerhalb des WOW-Projekts
• Unterstützung bei der Organisation von verschiedenen Team Meetings (z. B. monatlichen In‑Person- oder Hybrid‑Meetings)
• Unterstützung bei der Organisation von jährlichen Team Retreats sowie von zwei öffentlichen Workshops/Hackathons
• Organisation und Abrechnungsverwaltung im Bereich der Dienstreisen im In‑ und Ausland der am WOW-Projekt beteiligten Institute
• Zusätzlich wird die Stelle Öffentlichkeitsarbeit unterstützen (Social Media, Projektwebseite, ein unregelmäßiges Seminar mit Gastrednerinnen und die erwähnte Workshoporganisation)

Eintrittstermin

so bald wie möglich

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie möglichst mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sie sind sicher im Umgang mit MS‑Office und SAP
• Gute Kenntnisse im Finanz‑, Verwaltungs‑ und Abrechnungswesen öffentlicher Mittel werden vorausgesetzt
• Gute Deutsch‑ und Englischsprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab
• Vorerfahrung in der Wissenschaftskommunikation und/oder in der Unterstützung der Instandhaltung und Verbesserung von Projektwebseiten sind ein Vorteil