Office Administrator – Organisation & Assistenz der Geschäftsführung (gn)

Stellenbeschreibung:

Office Administrator – Organisation & Assistenz der Geschäftsführung (gn)

Ludwigshafen , Deutschland

Wer ist ISD FENIQS?

Wir bei ISD FENIQS stellenZukunftsorientierung und nachhaltige Veränderung ins Zentrum unseres Handelns.

Als inhabergeführtesIT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen zeichnen wir uns vor allem in denKompetenzfeldern Modern Workplace, Cloud & Infrastructure, Solution &Application Engineering sowie Cybersecurity als zuverlässiger Partner für unsereKunden aus. Um das beste Kundenerlebnis zu gewährleisten und Mehrwerte zugenerieren, nutzen wir sowohl das Potenzial von Informationstechnologien undder digitalen Transformation als auch die Expertise von über 170 IT-Consultantsund IT-Fachkräften.

Wir von ISD FENIQS suchenmotivierte Menschen, die Verantwortung übernehmen und mitgestalten wollen,kundenorientiert handeln und Freude haben an der Arbeit in einem engagiertenTeam. Du hast Lust, dabei mitzuwirken und mit uns Deinen nächsten Karriereschrittzu gehen?

Dann bewirb Dich bei uns!Dich erwarten spannende Projekte, flache Hierarchien und ein vertrauensvollesMiteinander bei der ISD FENIQS, wo Du der entscheidende Faktor bist.

Was macht diese Position aus?

Deine Aufgaben

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auchbei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst gern dafür, dass imHintergrund alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig! In dieservielseitigen Rolle kombinierst du die Assistenz unserer Geschäftsführung und OfficeManagement und übernimmst Verantwortung für zentrale organisatorische Themen.

Assistenz der Geschäftsführung

Als vertrauensvolle Schnittstelle unterstützt duunsere Geschäftsführung strukturiert und proaktiv:

Termin- und Kalendermanagement inkl.Priorisierung und Abstimmung mit internen sowie externen Stakeholdern
Reiseorganisation inkl. Buchungen, Reiseplänen,Abrechnungen sowie ggf. Visa- und Hotelkoordination
Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen(Recherchen, Reports, Decision Papers, Excel-Auswertungen)
Organisation interner und externerVeranstaltungen (z. B. Team-Events, Workshops, Management-Meetings)
Dokumenten- und Vertragsmanagement (Ablage,Versionierung, Freigabeprozesse, Vertraulichkeit)
Besuchs- und Empfangsmanagement für Gäste(Terminabstimmung, Raumplanung, Catering, Zugänge)
Unterstützung bei Ad-hoc-Themen und strategischenSonderaufgaben
Teilnahme an Terminen mit unserem externenDatenschutzbeauftragten
Rolle als Sicherheitsbeauftragte:r
Ansprechperson für unsere externeSicherheitsfachkraft

Du hältst unserem Office organisatorisch den Rückenfrei und gestaltest aktiv unseren Arbeitsalltag mit:

Verwaltung der firmeneigenenMobiltelefone und IT-nahen Arbeitsmittel
Organisation und Buchung vonGeschäftsreisen
Planung, Organisation und aktiveMitgestaltung von Firmenveranstaltungen und Events
Empfangs- und Front-Office-Tätigkeiten
Übernahme klassischer Assistenz- undVerwaltungsaufgaben

Fuhrparkmanagement

Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden mobil undbestens ausgestattet sind:

Betreuung und Verwaltung unseresFuhrparks
Bestellung und Koordination vonFirmenfahrzeugen
Organisation von Fahrzeugübernahmen und-rückgaben
Abwicklung von Unfall- undSchadensfällen
Prüfung und Kontrolle eingehenderRechnungen

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildungoder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrung im Office Management, inder Administration oder in der Assistenz – du weißt, wie man den Laden amLaufen hält
Organisationstalent durch und durch:strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus
Ein hohes Maß anVerantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
Freude daran, Dinge zu koordinieren, zuoptimieren und auch mal kreativ zu denken – besonders bei Events & internenAbläufen
Sicherer Umgang mit MS Office; eineIT-Affinität ist von Vorteil

Was macht unsere Unternehmenskultur aus?

Unsere Zusammenarbeit –intern wie extern – basiert auf klaren Guiding Principles, nach denen wirunseren Arbeitsalltag ausrichten. Sie prägen, wie wir miteinander umgehen,Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen.

Wir wünschen unsBewerber:innen, die sich mit diesen Werten identifizieren und sie gemeinsam mituns leben möchten. Nimm dir daher gerne vor deiner Bewerbung einen Moment Zeit,unsere Guiding Principles kennenzulernen.

1/ Kunden begeistern

Wir wandeln dieHerausforderungen der Kunden zu unseren eigenen – mit Verlässlichkeit,Engagement und dem täglichen Antrieb, ihnen echten Peace of Mind zuzugeben. Für uns heißt das, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern sie zuübertreffen.

2/ Kollegialität leben

Wir teilen Wissen,unterstützen proaktiv und nehmen uns auch privat Zeit füreinander. Wir begegnenuns respektvoll, mit Vertrauen und immer auf Augenhöhe. So bewahren wir denengen Zusammenhalt, der uns auszeichnet und uns zu etwas besonderem macht.

3/ Unternehmerisch denken

Unsere Denkweise istwirtschaftlich geprägt und orientiert sich über den eigenen Bereich hinaus anden Zielen des gesamten Unternehmens. Dabei nutzen wir Ressourcenverantwortungsvoll und handeln gewissenhaft auf Basis von unterschiedlichenPerspektiven.

4/ Initiative zeigen

Wir übernehmen Verantwortung,wenn die Zuständigkeit unklar ist und packen dort an, wo wir gebraucht werden.Als Macher treffen wir bei kalkulierbaren Risiken eigenständige Entscheidungen.Durch zügiges Handeln entstehen kleine Vorsprünge, die sich zu einemWettbewerbsvorteil summieren.

5/ Ziele erreichen

Leistung und Einsatz sind dieBasis für unseren gemeinsamen Erfolg. Unsere ambitionierten Ziele verfolgen wirmit Disziplin und Konsequenz. Strukturiertes und planvolles Arbeiten hilft uns,unsere Energie gezielt einzusetzen und so dauerhaft leistungsfähig zu bleiben.

Wir arbeiten sorgfältig,präzise und mit fachlicher Kompetenz. Unser Anspruch an Exzellenz motiviertuns, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und außergewöhnliche Qualität zuliefern.

7/ Klar kommunizieren

Wir sprechen offenmiteinander, bleiben sachlich und hören aktiv zu. Indem wir einanderkonstruktives Feedback geben und Fehlentwicklungen frühzeitig sichtbar machen,werden wir gemeinsam besser.

8/ Veränderung nutzen

Wir sehen Veränderung alsChance und Treiber unseres Fortschritts. Mit Offenheit, Innovationsgeist undflexiblen Arbeitsweisen gestalten wir aktiv die Zukunft und sichern uns denErfolg von morgen.

9/ Neugierig bleiben

Neugier ist unser Antrieb:Sie motiviert uns, Gewohntes zu hinterfragen, Wissen stetig zu erweitern undIdeen zu entwickeln. So entstehen neue Perspektiven, die persönliches Wachstumfördern und echte Innovation ermöglichen.

10/ Integrität vorleben

Wir stehen für Ehrlichkeitund Transparenz - auf unser Wort ist Verlass. Wir vertreten unsere Meinung,ziehen aber mit, wenn anders entschieden wird. Wir bleiben bodenständig, feierngemeinsam Erfolge und handeln im Einklang mit unseren Werten, auch wenn niemandzusieht.

Kompetenzbereiche

Führungsqualität

AdministrativeArbeit

Technische Expertise

Welche Benefits wir Dir bieten

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Auswirkungen seiner Arbeit zu sehen. Du kannst einen echten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten. Auf dem Weg dorthin kannst Du an vielen unserer Benefits partizipieren.

Wir investieren stetig in Dich und fördern Deineindividuelle Entwicklung

Ob bei der Sommer-, Azubi- oder Weihnachtsfeier, beim Firmenlauf oder den Team Events, wir schreiben Spaß und Zusammenhalt groß

Jeder Mitarbeiter hat das Anrecht auf einen Firmenwagen / Jobrad