Office Manager / Empfang / Standortservice (all genders)

Du bist organisiert, denkst mit und sorgst gern dafür, dass alles läuft?

Du arbeitest gern organisiert, behältst den Überblick und bist gern erste Anlaufstelle für andere?

Du möchtest einen Job, bei dem du mitdenkst und dafür sorgst, dass der Büroalltag zuverlässig läuft? Dann bist du bei uns richtig.

Als Office Manager / Empfangskraft / Standortservice unterstützt du unsere Standorte Stuttgart Airfield, & Remote für die Standorte Neumarkt und München im täglichen Betrieb. Du sorgst dafür, dass Besucher empfangen werden, Abläufe funktionieren und organisatorische Themen sauber umgesetzt sind. Dabei bist du Ansprechpartner für Mitarbeitende, Dienstleister und externe Partner und trägst dazu bei, dass an allen Standorten ein strukturierter und verlässlicher Ablauf gewährleistet ist.

Wenn du eine vielseitige Aufgabe suchst, bei der Organisation, Kommunikation und Eigenverantwortung zusammenkommen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Deine Aufgaben:

• Empfang von Besuchern sowie Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten über die zentrale Standortrufnummer
• Organisation von Post-, Paket- und Versandthemen
• Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und Unterstützung im Sicherheitsmanagement (TISAX-relevant)
• Ansprechpartner für Sicherheitsdienst, Handwerker und externe Dienstleister
• Organisation von Sonderöffnungen, Klärung von Alarmmeldungen
• Bestellungen für Getränke, Bewirtung und Verbrauchsmaterialien
• Betreuung des Kaffeeautomaten
• Verwaltung des Poolfahrzeugs inkl. Schlüssel, Vergabe und Wartungsterminen
• Wareneingangsbuchungen und Weiterleitung von Lieferscheinen
• Monatliche Erfassung von Strom- und Wasserverbräuchen
• Administrative Unterstützung bei Workshops, Kundenbesuchen und Management-Terminen
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben im laufenden Standortbetrieb

Was wir uns von Dir wünschen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung im Empfang, Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle von Vorteil
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten und klare Kommunikation
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse

Was wir Dir bieten:

• Ein kollegiales, wertschätzendes Umfeld mit viel Raum zum Lernen und Mitgestalten
• 30 Urlaubstage, faire Zeiterfassung und Sonderurlaub bei besonderen Anlässen
• Attraktive Vergütung, Incentive Card und vermögenswirksame Leistungen
• Team-Events und vieles mehr, was den Arbeitsalltag angenehm macht

Dann schick uns Deine Bewerbung – wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!