Office Manager (m/w/d) - Elternzeitvertretung bis 12/2027

*Elternzeitvertretung ab sofort bis 12/2027*

DEINE AUFGABEN

• Standort-Management: Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister (Hausverwaltung, Caterer, Reinigungsunternehmen etc.) und organisierst Meetings und Team-Events.
• Beschaffung und Travel Management: Du kümmerst Dich um Beschaffungen sowie Bestellungen und organisierst Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Vertragsmanagement: Du übernimmst die Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Dateien und Aufzeichnungen sowie die Pflege unserer Vertragsdatenbank.
• Fuhrparkmanagement: Du organisierst Neuwagenbestellungen, Werkstatttermine und die Abrechnung der Tankbelege.
• Postverwaltung: Du behältst den Überblick über den Briefkasten und das zentrale E-Mail-Postfach.
• Telefonzentrale: Du koordinierst Anrufe von Geschäftspartnern und sorgst für einen reibungslosen Kommunikationsfluss.
• Buchhaltung: Du übernimmst die Prüfung und Buchung von Rechnungen und Belegen.

WAS DU MITBRINGST

• Erfahrung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office Management sowie praktische Erfahrungen im Kontieren und Prüfen von Belegen.
• Sorgfalt und Genauigkeit: Deine Aufgaben erledigst Du äußerst gewissenhaft und kombinierst eine Hands-on Mentalität mit großer Liebe zum Detail.
• Organisationstalent: Du behältst gern den Überblick und hast ein Gefühl dafür, Aufgaben und Projekte richtig einzuteilen, Termine zu planen und einzuhalten.
• Kommunikationsstärke: Du bist freundlich und kannst Dich gut ausdrücken (auf Deutsch und gelegentlich auf Englisch)
• Eigeninitiative: Du packst gerne mit an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen.
• Tools: Du bist mit den gängigen Tools (MS Office & Co.) bestens vertraut und offen für Neues. Du besitzt idealerweise Kenntnisse im Steuer- und Reisekostenrecht und hast bereits Erfahrung im Umgang mit einem Warenwirtschaftssystem machen können.

WAS WIR BIETEN

• umfassende Einarbeitung in unsere Produkte sowie individuelle Weiterbildungsmaßnahmen, um Deine Kenntnisse stets aktuell zu halten
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Möglichkeit, die die Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie einfach machen
• kurze Wege, flache Hierarchien und ein kompetentes Team, in dem Du sowohl gefordert als auch gefördert wirst
• ein modern eingerichtetes Büro, das zum Arbeiten unter besten Bedingungen gemacht ist
• eine offene Unternehmenskultur und sympathische Kollegen, die Dich bereits jetzt zum nächsten Team-Event erwarten
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit großem Gestaltungsspielraum, in dem Du Deine Ideen in die Tat umsetzen kannst