Office-Manager (m/w/d) im technischen Umfeld

Unternehmen:

Für ein etabliertes Unternehmen im technischen Spezialanlagenbau suchen wir eine erfahrene kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d), die Verantwortung übernehmen und Strukturen aktiv mitgestalten möchte. Das Unternehmen ist international tätig und in einer anspruchsvollen industriellen Nische zuhause. Technisch komplexe Anlagen werden überholt, modernisiert und weltweit eingesetzt. Im kaufmännischen Bereich bedeutet das: Überblick behalten, Prioritäten setzen, Prozesse stabilisieren – auch dann, wenn nicht alles vorgegeben ist. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die gerne eigenständig arbeitet, Entscheidungen vorbereitet, Themen vorantreibt und sich nicht scheut, Verantwortung zu übernehmen. Hier gibt es keine starren Konzernstrukturen, sondern kurze Wege, direkte Abstimmung mit der Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum. Wenn Sie ein Umfeld suchen, in dem Sie nicht verwalten, sondern mitdenken und gestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung
• Strukturierte Organisation und Nachverfolgung laufender Projekte
• Kommunikation mit nationalen und internationalen Kunden
• Termin-, Liefer- und Versandkoordination
• Unterstützung im Einkauf sowie Abstimmung mit Lieferanten
• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen und enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Pflege und Weiterentwicklung kaufmännischer Abläufe und Strukturen
• Administrative Unterstützung

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau für Büromanagement, Industriekauffrau oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, im Office Management oder in der Auftragsabwicklung
• Organisationsstärke, Durchsetzungsfähigkeit und ein klares Prioritätenmanagement
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und ERP-System (idealerweise easyWinArt)
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Gute Englischkenntnisse

Vorteile:

• Breites, verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und pragmatische Strukturen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln