Office Manager (m/w/d) - Teilzeit (16 Std./Woche)

Haus- und Grundbesitzverwaltung Fresdorf GmbHBerlin

Stellenbeschreibung:

Die Haus- und Grundbesitzverwaltung Fresdorf GmbH ist ein regional verwurzeltes, wachstumsorientiertes Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Berlin. Wir betreuen Wohn- und Gewerbeimmobilien mit hohem Qualitätsanspruch, persönlicher Beratung und viel Engagement.

Als Arbeitgeber bieten wir kurze Entscheidungswege, ein wertschätzendes Miteinander und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen. Wer Freude an Immobilien, direktem Kundenkontakt und teamorientiertem Arbeiten hat, ist bei uns genau richtig.

Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
Bearbeitung der zentralen Telefonnummer, telefonische Auskunft und Terminvereinbarungen
Vorbereitende Buchhaltung (Belegsammlung, Kontierungsvorbereitung, unterstützende Tätigkeiten bei der Abrechnung)
Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen und weiterleiten
Terminmanagement und Terminkoordinierung für den Geschäftsführer
Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Schreibarbeiten
Korrespondenz per E-Mail und Post
Aktenführung, digitale Archivierung und Dokumentenmanagement
Unterstützung bei der Mieter- und Eigentümerversammlungsvorbereitung
Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufträgen an Handwerker und Dienstleister
Pflege von Stammdaten in Hausverwaltungsprogrammen (z. B. Mieter- & Objektdaten)

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung
Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook); idealerweise Kenntnisse eines Hausverwaltungsprogramms
Organisierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
Freundliches Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein