Office Manager / Personaladministrator (m/w/x)

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Office Manager / Personaladministrator (m/w/x)

vor Ort in Wiesbaden

Designing Meaningful Futures.

Wir sind eine inhabergeführte Designagentur und gestalten Marken für Unternehmen und kulturelle Projekte – mit viel Sorgfalt, Erfahrung und einem klaren Blick für gute Lösungen.

Für unseren Standort in Wiesbaden suchen wir ab Sofort Unterstützung im Bereich Office Management und Personaladministration in Teilzeit (20 Stunden/Woche).

Die Position eignet sich besonders für erfahrene Persönlichkeiten, die nach einer beruflichen Pause oder Neuorientierung wieder in ein strukturiertes Arbeitsumfeld einsteigen möchten. In Deiner Rolle sorgst Du dafür, dass unsere administrativen Abläufe zuverlässig und reibungslos funktionieren. Dabei übernimmst Du vor allem Aufgaben im Personalbereich sowie im Office Management und bist eine wichtige organisatorische Stütze für das gesamte Team.

Deine Aufgabengebiete

Office Management

• Organisatorische Ansprechpartnerin intern/extern; Materialverwaltung und Einkauf; Empfang und Bewirtung von Gästen; Kommunikation und Abstimmungen mit unserem Zweitstandort Berlin; Sichtung und Bearbeitung der Eingangspost

Personaladministration

• Vorbereitung von Personalverträgen und personalrelevanten Dokumenten; Pflege und Verwaltung von Personaldaten sowie internen Übersichten und Listen; Bewerbermanagement; Vorbereitung des Einstiegs neuer Mitarbeiter (z. B. Arbeitsplatz vorbereiten, Onboarding unterstützen); Unterstützung des Personalvorstands im Tagesgeschäft

Vorbereitende Buchhaltung

• Rechnungsstellung; Rechnungseingang; Reisekostenabrechnungen; Zeiterfassungskontrolle

Assistenz des Vorstands

• Reisemanagement; Terminkoordination; punktuelle Unterstützung im Tagesgeschäft

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich
• Freude an strukturierten Aufgaben sowie ein sorgfältiger und zuverlässiger Arbeitsstil
• Idealerweise erste Berührungspunkte mit Personalthemen (kein Muss)
• Sicherer Umgang mit MS-Office und idealerweise mit Mac OS
• Sehr guter mündlicher und schriftlicher Kommunikationsstil in deutscher Sprache
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team runden dein Profil ab

Was wir bieten

Verlässliche Rahmenbedingungen

Eine klar strukturierte Teilzeitstelle mit planbaren Arbeitszeiten, die sich gut mit privaten Verpflichtungen vereinbaren lässt.

Sinnvolle Aufgaben

Du übernimmst eine wichtige Rolle im Hintergrund, die maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags beiträgt.

Angenehmes Arbeitsumfeld

Ein wertschätzendes Miteinander, ein kollegiales Team und eine offene Unternehmenskultur.

Kontinuität

Wir sind ein inhabergeführtes, finanziell unabhängiges Unternehmen und bieten ein sicheres Arbeitsumfeld.

Deine Stelle ist ab sofort und in Teilzeit (12 bis 20 Wochenstunden) zu besetzen.

Wir freuen uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen).

Deine Bewerbung sendest Du bitte an:

Lina Tisken

Wir freuen uns auf Dich!