Office Manager / Projektassistent (m/w/d)

ASA Dr. Kessel - Beratungs- und Vermittlungsgesellschaft mbHBerlin

Stellenbeschreibung:

Wer wir sind

Der Name ASA steht für umsetzungsstarke Unternehmensberatung mit messbaren Ergebnissen. Wir begleiten Innovationsprojekte von der Idee bis zur Umsetzung und sichern die Finanzierung durch Zuschüsse von Bund und Ländern.

Innovationsmanagement

Unser ganzheitlicher Ansatz integriert Innovation und Wirtschaftlichkeit, um Ertrag und Wachstum gezielt zu fördern.

Praxisorientierte Umsetzung

Wir prüfen Ideen auf Machbarkeit und Erfolgschancen und setzen sie pragmatisch in die Praxis um – individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Ausbildung & Background

technische Ausbildung, idealerweise Studium Wirtschaftsingenieurwesen oder Wirtschaftsinformatik
Erfahrung im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld
Hohe Affinität zu Digitalisierung, CRM-Systemen und KI-gestützten Arbeitsweisen

Kernaufgaben (Fokus interne Projekte & Organisation)

Planung, Organisation und Verwaltung unserer Kundenprojekte im CRM (CAS genesisWorld) ∶ Anlage, Strukturierung, Pflege von Projektakten, Aufgaben, Meilensteinen und Ressourcen
Aufbau und laufende Weiterentwicklung eines einheitlichen Projekt- und Pipeline-Dashboards für die Geschäftsführung (z. B. Status, Auslastung, Forecast, Risiken)
Nutzung von KI‑Tools zur Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Auswertungen und Optimierung von Standardabläufen (Reporting, Dokumentation, Follow‑ups)
Enge Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft ∶ Termin‑ und Aufgabenmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und To‑do‑Verfolgung
Berichtswesen und Controlling‑Unterstützung ∶ Vorbereitung einfacher Kennzahlen und Auswertungen zu Projekten, Pipeline und Auslastung, Mitarbeit am Auf‑ und Ausbau schlanker Controlling‑Instrumente

Der Schwerpunkt der Position liegt klar auf Kunden‑Projekten und internen Strukturen ∶ Die Person soll unser internes Rückgrat für Organisation, CRM‑Gestaltung, Reporting und Prozessoptimierung sein und die Geschäftsführung operativ wie analytisch entlasten – ohne eigene Beratungsmandate.

Profil der Wunschkandidatin / des Wunschkandidaten

Strukturierte, analytische und sehr eigenständige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit CRM‑Systemen, idealerweise CAS genesisWorld, sowie MS Office (insb. Excel, PowerPoint)
Freude an Organisation, Prozessgestaltung und dem Aufbau effizienter Strukturen
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit geschäftskritischen Informationen

Rahmenbedingungen

Standort ∶ Berlin, überwiegend vor Ort
Arbeitszeit ∶ Vollzeit (38h)
Start ∶ frühestmöglich bzw. nach Vereinbarung
Gehaltsrahmen ∶ ca. 45.000‑65.000 € brutto p. a. (abhängig von Erfahrung und Qualifikation)