Office-Manager / Standortassistenz (m/w/d)

Wir sind INTREAL – eine Administrationsplattform für Real Assets mit Leistungen aus einer Hand.

Über unsere Plattform strukturieren und administrieren wir Real-Asset-Fonds in Deutschland und Luxemburg. Darüber hinaus übernehmen wir für KVGs und AIFMs die effiziente Auslagerung von Back-Office-Dienstleistungen.

Mit integrierten Software-Lösungen, Accounting- und Reporting-Services sowie IT-Expertise und fundierter Beratung begleiten wir unsere Partner sowohl über den gesamten Fondslebenszyklus als auch entlang der Wertschöpfungskette über alle Real-Asset-Klassen hinweg.

Unser Anspruch: Komplexität steuerbar machen. Klar, transparent und verlässlich.

So wandeln wir Potenzial in Fortschritt um: Potential into Progress.

Wir suchen Dich als Elternzeitvertretung für 20 Wochenstunden (Montag bis Freitag); befristet für max. 18 Monate.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit, für die sowohl das Office Management als auch unseren Empfang verantwortungsvoll übernimmt sowie bei Veranstaltungen unterstützt.

• Eigenverantwortliche Organisation des Bürobetriebs am Standort Frankfurt
• Verwaltung von Büroausstattung sowie Bestellwesen und Lieferantenkoordination
• Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Facility Management)
• Unterstützung im Rechnungswesen (Prüfung)
• Organisation von Reisen (Flüge, Hotels, Bahnreisen)
• Sicherstellung eines gepflegten und professionellen Arbeitsumfelds
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Planung und Umsetzung standortübergreifender Organisationsthemen
• Organisation interner und externer Veranstaltungen inkl. Catering
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Marketing-Teams
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Kundenkontakt vor Ort
• Verwaltung der allgemeinen Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post, Kurierdienste)
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Erfahrung im Hospitality- oder Dienstleistungsumfeld
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Teamgeist
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Freundliches, professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Flexibilität, Belastbarkeit und Hands-on-Mentalität
• Reisebereitschaft, gelegentliche Einsätze am Standort Luxemburg sind möglich

• Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
• Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
• Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
• Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
• Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke