Office Manager Teilzeit 25-30 Stunden (m/w/d)

Overview

Wen suchen wir? Sorge mit uns für Struktur, Effizienz und Herzlichkeit im Arbeitsalltag. Du liebst es, Dinge am Laufen zu halten – nicht irgendwie, sondern reibungslos, vorausschauend und mit dem Blick fürs Ganze? Dann suchen wir genau dich! Als zentrale Ansprechperson in unserem Berliner Office gestaltest du nicht nur Prozesse neu, sondern lebst unsere Unternehmenskultur: strukturiert, modern, herzlich – mit Haltung.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. Empfang, Ordnung und Organisation
• Koordination von Terminen, Kalendern und interner Office-Kommunikation
• Weiterentwicklung und Etablierung effizienter Büroprozesse (inkl. Umsetzung im Alltag)
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs inkl. Scan, digitaler Zuordnung und Beschriftung
• Organisation und Nachbereitung von Meetings & Konferenzen
• Verantwortung für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie das Vertragsmanagement aller bürorelevanten Services
• Reise- und Eventorganisation (intern & geschäftlich)
• Unterstützung beim On- und Offboarding (z.B. Ausstattung, Welcome, Verwaltung der Hardware)
• Materialmanagement inkl. Bestellungen und Überblick über Bedarfe
• Betreuung der Mobilfunkverträge inkl. Hardware, Fristen und Vertragswechseln
• Pflege und Strukturierung von digitalen Ablagen und internen Datenbanken
• Priorisierte Bearbeitung von Anfragen der Geschäftsführung inkl. Aufbereitung und unterschriftsreifer Unterlagen

Erfahrung

• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder als Teamassistenz – idealerweise in einem dynamischen Umfeld

Fähigkeiten

• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Freude daran, Prozesse neu zu denken, umzusetzen und nachhaltig zu verbessern
• Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität
• Empathie und Kommunikationsstärke – auch in stressigen Situationen
• Sicherer Umgang mit MS Office / Outlook; Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+)
• Gute Englischkenntnisse (B2+)
• Wenn du Erfahrung mit ESG-Themen, Datenschutz oder Arbeitssicherheit mitbringst – umso besser!

Was bieten wir?

• 25 - 30 Std. bei 5-Tage Woche, mit grundsätzlichen Kernzeiten ab 9 Uhr und Flexibilität bei Terminen
• Herzlicher Umgang auf Augenhöhe – ein Team, das zusammenhält
• 26 Urlaubstage + Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• Zuschuss zum Deutschlandticket & bezuschusste EGYM Wellpass Mitgliedschaft
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins
• Interne Projektarbeit und ESG-Initiativen innerhalb der Gruppe
• Karriereförderung & Weiterbildungsangebote
• Mehr Zukunft: 50€ Extra-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Regelmäßige Firmenevent - z.B. gemeinsames Grillen auf unserer Terrasse, Weihnachtsfeiern und mehr

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Über uns

GFORM ist ein marktführender Full Service-Immobilien- und Finanzmanager mit Schwerpunkt auf Gewerbeimmobilien im Lebensmittelbereich in Deutschland. GFORM verwaltet derzeit mehr als 1,28 Milliarden Euro an Vermögenswerten im Auftrag verschiedener Plattformen und Fonds, darunter Greenman OPEN. Das von GFORM verwaltete Portfolio umfasst Deutschlands größte Einzelhändler und das Unternehmen arbeitet eng mit einigen der führenden Investoren und Entwicklern von Einzelhandelsimmobilien des Landes zusammen.

GFORM ist Teil der internationalen Greenman Gruppe, die über ihre Fonds ein Immobilienvermögen von rund 1,35 Milliarden Euro in Deutschland, Frankreich und Polen verwaltet. Die Gruppe besteht aus elf Tochtergesellschaften mit Hauptsitz in Dublin, Irland, und beschäftigt rund 155 Mitarbeitende in sechs Ländern. Sie ist in den Geschäftsbereichen Finanzdienstleistungen, Immobilien, Lebensmittel & Landwirtschaft, Energieversorgung und integrierte Netzwerke aktiv.