Office Manager:in / Teamassistent:in (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit

IR.on AG

Office Manager:in / Teamassistent:in (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit

Köln

Aufgabe

• Du verantwortest die Büroorganisation (Ausstattung, Bestellungen, Dienstleister, Abläufe)
• Du behältst Termine, Meetings und Reisebuchungen im Blick und setzt Prioritäten
• Administration
• Du koordinierst Verträge, Dokumente und administrative Prozesse
• Du unterstützt bei buchhalterischen Tätigkeiten zusammen mit Dienstleistern
• Du unterstützt und führst HR-Prozesse (z. B. Onboarding, Dokumente, Organisation)
• Du planst Team-Events und koordinierst studentische Aushilfskräfte
• Kommunikation & Netzwerk
• Du kommunizierst organisatorische Themen mit Team, Kunden und Netzwerk
• Du redigierst Texte und Unterlagen auf Deutsch und Englisch

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung (z. B. Office Management, Assistenz) sowie eine kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbares) oder ein abgeschlossenes Studium
• Sicherer Umgang mit MS Office und weiteren gängigen Software-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Service- & Teamorientierung
• Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Strukturiertes, eigenverantwortliches Arbeiten
• Kommunikationsstärke
• Neugier für KI und digitale Tools

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