Office & Operations Coordinator (m/w/d)

Office & Operations Coordinator (m/w/d)

Region: Karlsruhe
Start: Ab sofort
Vertragsart: Vollzeit (Teilzeit möglich) , unbefristet
Branche: Industrielle Informations‑und Kommunikationstechnologie

Über das Unternehmen:

Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Technologieunternehmen mit Sitz in Karlsruhe. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt hochwertige technische Lösungen für Kunden aus Industrie und Handel. Es handelt sich um ein modernes, wachstumsorientiertes Umfeld, das auf Qualität, Partnerschaft und langfristige Stabilität setzt - ohne dabei den familiären Charakter zu verlieren. Zur Nachfolge einer langjährigen Mitarbeiterin, die in den wohlverdienten Ruhestand geht, suchen wir eine zuverlässige und organisierte Persönlichkeit als Rückgrat des Unternehmens im Bereich Backoffice / Sekretariat.

Deine Aufgaben als Office & Operations Coordinator (m/w/d):

• Büroorganisation: Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Büroalltag, indem Sie Dokumente und Unterlagen professionell verwalten, Termine und Meetings koordinieren, Arbeitsabläufe organisieren und dafür sorgen, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
• Kommunikation & Empfang: Sie übernehmen die telefonische und schriftliche Kommunikation und begrüßen sowie betreuen Besucher.
• Auftrags- & Bestellwesen: Sie prüfen und erfassen Bestellungen, pflegen Daten und koordinieren Angebote und Auftragsbestätigungen.
• Versand & Logistik: Sie erstellen Versandunterlagen und koordinieren Warenein- und -ausgänge sowie Abstimmungen mit Lieferanten.
• Assistenz & Schnittstellenfunktion: Sie unterstützen die Geschäftsführung und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Abteilungen.

Dein Profil als Office & Operations Coordinator (m/w/d):

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation
• Erfahrung im Backoffice, Sekretariat oder in administrativen Bereichen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (für internationale Kunden & Lieferanten)
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Organisierte Arbeitsweise, Hands‑on‑Mentalität und ein hoher Qualitätsanspruch
• Freude daran, das operative Rückgrat eines Unternehmens zu sein

Deine Vorteile als Office & Operations Coordinator (m/w/d):

• Flexibles Modell: Vollzeit oder Teilzeit möglich.
• Homeoffice: Nach Einarbeitung anteilig möglich.
• Sichere Nachfolgestelle: Stabil durch Ruhestandsbesetzung.
• Wertschätzendes Umfeld: Familiäres Team, klare Strukturen.
• Zentrale Rolle: Sie sind das organisatorische Rückgrat des Unternehmens.

Du hast Fragen zur Position oder zum Unternehmen?

Dann steht dir Alina Poschmann gerne persönlich zur Verfügung - telefonisch unter .

Bewerbung:

Bitte sende Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Zertifikate per email an oder nutze den bereitgestellten Bewerbungslink.

Über uns:

Progressive ist spezialisierter Partner in der Personalberatung - wir bringen qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit führenden Unternehmen im Ingenieurwesen zusammen.

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