Office & Operations Manager

Die Position Office & Operations Manager:in bei UY stellt einen reibungslosen und effizienten operativen Ablauf von Produktion, Lagerbestand, Logistik bis zur Auftragsabwicklung sicher und gewährleistet zugleich ein konstant hochwertiges Kundenerlebnis. Als zentrale Schnittstelle zwischen Design, Produktionspartnern, Lieferanten, Versanddienstleistern und Vertriebskanälen sorgt diese Rolle für einen stabilen Tagesbetrieb gemäß den Qualitätsstandards von UY.

Parallel dazu verantwortet die Position den Bereich Customer Service und unterstützt die Markenpräsenz über digitale und physische Touchpoints hinweg. Dazu zählt die Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen, die Sicherstellung einer konsistenten Markenpräsenz, die Rolle als Shop-Repräsentant:in sowie die Koordination des Shop-Betriebs. Mit einem starken Fokus auf operative Exzellenz und kontinuierliche Prozessoptimierung schafft diese Rolle die Voraussetzungen für nachhaltiges und skalierbares Wachstum bei gleichbleibend hohen Premium-Standards von UY.

Du kommunizierst souverän, löst Herausforderungen proaktiv und verbindest ein ausgeprägtes Verständnis für operative Abläufe mit einem feinen Gespür für Unternehmertum und Ästhetik? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Vielfalt und Chancengleichheit

Vielfalt und Chancengleichheit sind uns wichtig, daher ermutigen wir insbesondere Bewerbungen von Gruppen, die möglicherweise unterrepräsentiert sind (ethnische Minderheiten, unterrepräsentierte Geschlechter und die LGBTQ+-Community).

Kernaufgaben

Verantwortung für operative Abläufe, Logistik, Customer Service und Administration

• Verantwortung für und Steuerung des operativen Tagesgeschäfts.
• Sicherstellung reibungsloser Prozesse zwischen Design, Produktion und Vertrieb im Rahmen des Budgets.
• Planung und Steuerung von Produktion, Lieferkette, Logistik und Fulfillment.
• Management von Lagerbestand, Warenwirtschaft, Einkauf und Lieferantenbeziehungen.
• Koordination externer Dienstleister.
• Zentrale Ansprechperson für Lieferanten und Versandpartner.
• Optimierung von Workflows und Prozessen zur Unterstützung des Unternehmenswachstums.
• Überwachung der Qualitätskontrolle in allen Phasen (Materialien, Produktion, Lieferung).
• Pflege einer präzisen und aktuellen Dokumentation.
• Regelmäßiges Reporting an CEO/Board zu Fortschritt, Herausforderungen und Risiken.

Office Management: Customer Service, Shop-Repräsentanz & Administration

• Sicherstellung der administrativen Abläufe.
• Sicherstellung, dass Markenauftritt und -kommunikation der Vision von UY entsprechen.
• Professionelle und zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen, Reklamationen und Anliegen.
• Unterstützung von Marketing & Community Relations (B2C) bei der Betreuung von Kommunikationskanälen (Social Media, Newsletter, etc.).
• Planung und Umsetzung von Events.
• Verantwortung für Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung und Vorbereitung der Buchhaltung.
• Verantwortung für Budgetierung, Kostenkontrolle und Finanzreporting unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
• Kostenkontrolle und Unterstützung des finanziellen Reportings.
• Steuerung von Rechnungsstellung, Vertragsmanagement und Vorbereitung der Buchhaltung.
• Koordination externer Dienstleister (Finanzen, Recht, Logistik, etc.).
• Pflege einer präzisen und aktuellen Dokumentation.
• Monitoring der Markenperformance, Markt- und Wettbewerbsbeobachtung sowie Auswertung von Feedback.
• Tätigkeit als Shop-Repräsentant:in bei Bedarf, inklusive Begrüßung und Beratung von Kund:innen im physischen Store mit exzellenter Produktkenntnis und Markenverständnis.

Was wir erwarten

UY ist eine Marke in einer Wachstumsphase mit hoher Dynamik. Dein ideales Profil sieht folgendermassen aus:

• Hohe Eigeninitiative, Selbstständigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit.
• Kommunikationsstark in Schrift und verbal.
• Kompetenz in der Büroorganisation, Ressourcenmanagement und Prozessoptimierung.
• Auftreten als Markenbotschafter:in, der/die die Werte und Kultur von UY Studio authentisch repräsentiert.
• Verantwortung für die Markenidentität als „interne:r Brand Guardian“ für Werte, Kultur und Erscheinungsbild.
• Repräsentation des Unternehmens bei öffentlichen Auftritten, Kooperationen und Partnerschaften.
• Pflege und Ausbau relevanter Partnerschaften und Geschäftsmöglichkeiten.
• Unterstützung des Community-Aufbaus durch Kooperationen und Events.
• Fähigkeit, vertrauensvolle und nachhaltige Beziehungen innerhalb des Teams aufzubauen.
• Muttersprache Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Warum diese Rolle Besonders ist

Du steuerst nicht nur Prozesse, Du gestaltest, wie das Unternehmen in Zukunft funktioniert.

Diese Position geht weit über klassische Operations- oder Customer-Service-Rollen hinaus. Sie bauen, strukturieren und entwickeln das operative Rückgrat von UY Studio kontinuierlich weiter und schaffen die Grundlage dafür, dass Kreativität in ein verlässliches Premium-Unternehmen wachsen kann.

Eine "hands-on" Rolle im Zentrum einer wachsenden Marke.

UY erweitert seine Präsenz über Retail, E-Commerce, B2B-Partnerschaften sowie nationale und internationale Kooperationen. Sie spielen eine zentrale Rolle auf diesem Wachstumspfad.

Wo Kreativität auf operative Exzellenz trifft.

Du arbeitest eng mit dem Founder und Creative Director zusammen und erhalten Einblicke in Designprozesse, Produktentwicklung und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Hohes Vertrauen, hohe Verantwortung.

Wir vermeiden unnötige Bürokratie. Dir wird zugetraut, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen zu treffen und funktionierende Systeme aufzubauen. Diese Rolle bietet ein hohes Maß an Autonomie und erfordert die Fähigkeit, Ergebnisse ganzheitlich zu verantworten.

Eine multidimensionale operative Rolle.

Operations, Supply Chain, Logistik, Customer Service, Shop-Koordination und Prozessoptimierung greifen in dieser Position ineinander. Die Rolle richtet sich an Personen, die Komplexität schätzen und in Struktur und Klarheit überführen können.

Eine Kultur, die von Kreativität und Qualität geprägt ist.

Du wirst Teil eines Teams, das Ehrlichkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein schätzt. Ästhetische Exzellenz hat bei uns einen hohen Stellenwert, jede Stimme zählt und Beiträge werden anerkannt.

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