Office- & Projektassistenz - Freiburg (m/w/d)

Fichtner Water & Transportation ist eines der bedeutendsten Ingenieurbüros in Deutschland. Wir arbeiten an spannenden und zukunftsweisenden Projekten für renommierte Kunden.

Mit über 270 Mitarbeitern an zahlreichen Standorten in Deutschland entwickeln wir nachhaltige Lösungen in den Bereichen Wasser- und Ingenieurbau, Geotechnik, Verkehr und Umwelt.

Möchten Sie die Zukunft mit uns gestalten? Dann werden Sie Teil der Fichtner Gruppe und profitieren Sie von unserem starken Netzwerk und vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten!

• Büroorganisation & Administration
  Organisation des Büroalltags, Verwaltung administrativer Abläufe, Termin‑ und Unterlagenmanagement

• Dokumente & Projektdatenpflege
  Erstellung und Überarbeitung von Berichten, Angeboten und Präsentationen; Pflege von Projektreferenzen, Lebensläufen und Präsentationsunterlagen

• Kommunikation, Meetings & Veranstaltungen
  Koordination von Post- und Kurierdiensten, Vorbereitung von Meetings, Unterstützung interner und externer Veranstaltungen sowie Betreuung von Gästen

• Abrechnung & Ressourcenmanagement
  Erstellung von Rechnungsunterlagen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen, Organisation von Materialbestellungen und Arbeitsmitteln

• Ausschreibungen & Projektbewerbungen
  Zusammenstellung von Unterlagen für Ausschreibungen, Präqualifikationen und Projektbewerbungen in Abstimmung mit den Fachbereichen

• Prozessoptimierung & digitale Weiterentwicklung
  Mitwirkung an der Verbesserung interner Abläufe sowie Unterstützung bei der Einführung neuer Tools und effizienter Arbeitsweisen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen damit eine solide Grundlage für diese vielseitige Assistenzrolle mit
• Erfahrung im Bereich Assistenz, Verwaltung oder Projektorganisation ist von Vorteil – motivierte Quereinsteiger:i nnen mit ausgeprägtem Organisationstalent sind ebenfalls willkommen
• Sie arbeiten sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) und haben Freude an digitalen Arbeitsprozessen sowie strukturierten Abläufen
• Eine selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise zeichnet Sie aus, gleichzeitig schätzen Sie den Austausch und die Zusammenarbeit im Team
• Sie treten freundlich, professionell und serviceorientiert auf und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)

• 30 Urlaubstage sowie flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten – für eine gute Balance zwischen Beruf, Freizeit und Familie
• Betriebliche Altersvorsorge, die langfristig absichert
• Unterstützung Ihrer Mobilität durch Zuschuss zum Deutschlandticket und JobRad-Leasing
• Strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung – wir begleiten Ihren Einstieg und fördern Ihre fachliche Entwicklung
• Abwechslungsreiche Aufgaben in interdisziplinären Teams mit spannenden Projekten
• Moderne digitale Infrastruktur und Ausstattung, die effizientes Arbeiten ermöglicht
• Verpflegung: Betriebskantine mit frisch zubereiteten Menüs am Standort Stuttgart, digitale Essensmarken an allen weiteren Standorten
• Gesundheitsangebote wie EGYM Wellpass sowie firmeninterne Sportgruppen (standortabhängig)
• Regelmäßige Firmenevents und Teamaktivitäten, die den Austausch und das Miteinander stärken