Office Service Support-Manager

Overview

Die Opteven Group – Dein neuer Arbeitgeber mit Drive! Seit 40 Jahren sind wir europäischer Marktführer in der Automobilbranche. Mit unseren Dienstleistungen in den Bereichen Fahrzeuggarantieversicherung, Wartungsverträge und Pannenhilfe setzen wir Maßstäbe. Unser Fokus? Innovation, Wachstum und Teamspirit!

Die Opteven Services Deutschland GmbH sucht einen engagierten Office Manager(m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams in Berlin. In dieser Rolle verantwortest du die reibungslose Organisation und Koordination aller Office administrativen Abläufe und sorgst dafür, dass unser Opteven DACH Headquarter professionell, effizient und einladend funktioniert.

Du unterstützt die Geschäftsleitung in administrativen Themen, übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben und trägst aktiv zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Dich erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen, dynamischen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags sowie Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Partnern und Opteven-Group Level
• Vorbereitung und Organisation von digitalen und physischen Dokumenten und allgemeine Assistenzaufgaben
• Terminkoordination, Reisevorbereitungen, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung sowie Bearbeitung von Rechnungen
• Empfang und Bewirtung unserer internationalen Geschäftspartner
• Teamplay mit dem IT-Support in organisatorischen Themen

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung im Office Support-/Management, in der Assistenz oder Administration mit interkulturellem Hintergrund
• Praktische Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung erforderlich
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten im Umgang mit intern-/externen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)
• Hohe Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit

Benefits

• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld in einem internationalen Umfeld
• One Team Spirit – Hier zählt jede:r und wir ziehen an einem Strang!
• Sicherer Arbeitsplatz mit 30 Tagen Urlaub für die perfekte Work-Life-Balance.
• Attraktive Vergütung, weil wir Deine Leistung wertschätzen.
• Flache Hierarchien & kurze Wege – Du kannst mitgestalten!
• Kantine inhouse - ein großartiges Ambiente und eine hochwertige Zubereitung vor Ort
• Digital & papierlos – Wir setzen auf moderne Tools und smarte Lösungen.
• Karrierechance in einer expandierenden Gruppe – Du gestaltest mit uns die Zukunft!
• Genuss direkt vor Ort – Freu Dich auf eine eigene Kantine und ein Bistro im Haus! Dank Zuschüssen kannst Du Dich kulinarisch verwöhnen lassen, ohne Dein Budget zu sprengen.
• Mobilität leicht gemacht – Mit unserem Jobticket, das wir mit 50 % fördern, kommst Du entspannt und kostengünstig zur Arbeit.
• Diensthandy – gut erreichbar und stets kurze Wege der Kommunikation und Information
• Gut abgesichert – Unsere arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung gibt Dir ein Extra an Sicherheit und sorgt dafür, dass Deine Gesundheit bei uns immer an erster Stelle steht.
• Corporate Benefits für private Vergünstigungen