Organisationstalent für Administration

Die Mindset Media GmbH ist eine Kölner Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung und gleichzeitig voller Innovationsgeist. Neben unserem international bekannten Eventformat Dinner in the Sky verantworten wir ab sofort ein weiteres Highlight: einen neuen Weihnachtsmarkt in Köln.
Trotz unserer langjährigen Geschichte arbeiten wir wie ein agiles Start-up: Unser Team besteht aktuell aus fünf Personen, wir sind direkt, dynamisch, mit viel Eigenverantwortung und Hands-on-Mentalität unterwegs.

Aufgaben

Wen wir suchen:
Wir suchen keine:n, der/die nur Aufgaben abarbeitet, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, vorausschauend denkt, den Überblick behält und unser Team aktiv unterstützt. Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung, organisierst unser Back-Office und bringst dich auch in Projekten ein, von Planung bis Umsetzung.

Deine Aufgaben:

• Assistenz der Geschäftsführung und Schnittstelle zu unserem Team und Dienstleistern: Unterstützung im Tagesgeschäft
• Office & Back-Office Management: Organisation des Büros, Postbearbeitung, Ablage, Terminplanung, Reisebuchungen,
• Projektmanagement: Mitwirken an laufenden Projekten, Koordination von Dienstleistern, Terminen und Deadlines, Recherche und Verträge
• nur vorbereitende Finanz- und Lohnbuchhaltung (z.B. Rechnungseingang, Zahlungsverkehr, Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen)
• Unterstützung bei personalbezogenen Themen (z.B. Abrechnungen, Veträge)

Qualifikation

Was du mitbringst:
Erfahrung in Administration, Assistenz oder Office Management
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation (Quereinsteiger auch möglich)
Strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
Organisationstalent und Freude an Verantwortung in einem kleinen Team
Grundlegendes Rechtsverständnis oder Interesse, rechtliche Themen zu begleiten
Erste Erfahrungen mit Projektmanagement und idealerweise KI-Anwendungen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS-Office und digitale Tools

Benefits

Was wir dir bieten:
Eine vielseitige, verantwortungsvolle Rolle mit Gestaltungsspielraum
Ein kleines, sympathisches Team mit kurzen Entscheidungswegen
Einblick in außergewöhnliche Eventprojekte mit internationaler Reichweite
Einen modernen Arbeitsplatz in Köln mit netter Arbeitsatmosphäre
20-Stunden-Woche mit flexibler Gestaltung (nach Absprache), 40-Stunden-Woche auch möglich
Unbefristete Stelle

Diese Stelle passt zu dir, wenn du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst, in Projekten mitdenkst, Freude daran hast, innovative Lösungen einzubringen, auch mit Hilfe von KI und du dich nicht scheust, auch mal über den Tellerrand hinauszudenken. Wenn du ein Organisationstalent bist, das nicht nur Zahlen, sondern vor allem Menschen, Prozesse und Projekte liebt: Let's talk