Payroll Specialist (m/w/d) - vorbereitende Lohnbuchhaltung

Job Description

In deiner Rolle als vorbereitender Lohnbuchhalter (m/w/d) verantwortest du die ausgelagerte Payroll in Deutschland sowie in weiteren Ländern in Europa und Afrika. Dein Fokus liegt auf einer korrekten und gesetzeskonformen Gehaltsabrechnung, der Koordination lokaler Payroll‑Dienstleister sowie der Mitarbeit an Sonderprojekten. Dazu gehört unter anderem die Einführung einer offenen, länderübergreifenden Payroll‑Management‑Plattform parallel zum Wechsel von Payroll‑Anbietern in ausgewählten Ländern Europas und Afrikas. Für diese Position bringst du fundierte Kenntnisse der deutschen Payroll‑Gesetzgebung mit, arbeitest äußerst detailgenau und fühlst dich sicher im Umgang mit komplexen Payroll‑Sachverhalten über verschiedene Länder hinweg.

Responsibilities

Deine Aufgaben:

• Du stellst eine korrekte und fristgerechte monatliche Gehaltsabrechnung für mehrere Länder in Europa und Afrika sicher, mit Deutschland als Schwerpunkt.
• Du bereitest die Payroll für Mitarbeitende in der Region vor und prüfst Payroll‑Verarbeitungsberichte auf Richtigkeit.
• Du überprüfst und zertifizierst regionale Payroll‑Transaktionen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen den aktuellen Vergütungen und Abzügen entsprechen und im Einklang mit lokalen arbeitsrechtlichen Vorgaben stehen.
• Du pflegst Personalstammdaten, Compliance‑relevante Unterlagen sowie interne Reporting‑Dokumentationen.
• Du hältst dein Wissen zu regionalen arbeits‑, payroll‑, benefit‑ sowie rentenrechtlichen Regelungen stets aktuell.
• Du kommunizierst regelmäßig und professionell mit externen Payroll‑Dienstleistern über die zentrale Payroll‑Aggregator‑Plattform, um eine termingerechte, korrekte Abwicklung sowie die Einhaltung lokaler Anforderungen sicherzustellen, und nimmst an regelmäßigen Partner‑Calls zur Problemlösung teil.
• Du verarbeitest und verbuchst Payroll‑ und payrollnahe Transaktionen gemäß den monatlichen Fristen.
• Über das HR‑Portal und das Case‑Management‑System (ServiceNow HRSD) bearbeitest du eskalierte Tier‑2‑Anfragen, analysierst regionale Payroll‑Themen und schlägst Lösungen vor.
• Du fungierst als Vertretung für den regionalen Payroll Manager.
• Du übernimmst projektbezogene Aufgaben und leitest diese nach Bedarf.
• Du hältst dich an Standard Operating Procedures und dokumentierst Prozesse bei Bedarf.
• Du führst regelmäßige Payroll‑Audits durch, um die Datenqualität sicherzustellen, Abweichungen zu identifizieren und payrollbezogene Themen zu klären.

Qualifications

Must-have

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, davon mind. 2 Jahre in EMEA‑Payroll und tiefes Wissen im deutschen Payroll‑ und Steuerrecht.
• Sehr gute Kenntnisse im deutschen Lohnsteuer‑ und Sozialversicherungsrecht sowie im Jahresendgeschäft.
• Sehr starke Excel‑Fähigkeiten (INDEX/XMATCH oder VLOOKUP, PivotTables, Power Query).
• Erfahrung mit HRIS/HCM-Systemen (bevorzugt Oracle HCM), ServiceNow HRSD und Payroll‑Aggregatoren.
• Erfahrung in Kontrollen, Abstimmungen, Audits und Deadline‑Management.
• Sehr gute Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse mind. B2 für Behörden- und Vendor‑Kommunikation.

Nice‑to‑Have

• Payroll‑Zertifizierungen (z. B. CIPP UK, GPA, CPP/FPC oder deutsche Abschlüsse).
• Erfahrung mit Power BI, CSV/XML‑Schnittstellen oder Equity-/RSU‑Payroll.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Tarifverträgen.
• Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einer krisenfesten Organisation.

Was wir dir bieten

• Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einer krisenfesten Organisation.
• Beitrag zu gesellschaftlich relevanten und nachhaltigen Dienstleistungen.
• Kurze Entscheidungswege durch eine flache Hierarchie.
• Mental Wellness + Social Day zusätzlich zum vertraglichen Urlaub.
• Betriebliche Altersvorsorge, Dienstfahrrad-Leasing.

About Us

NSF ist eine wachsende, globale Organisation für öffentliche Gesundheit und Sicherheit. Unsere Mission, die wir mit Leidenschaft verfolgen, ist der Schutz und die Verbesserung der menschlichen Gesundheit. Unser Ziel ist es, die Lebensmittel, die wir essen, das Wasser, das wir trinken, die von uns verwendeten Gesundheitsprodukte und die Umwelt, in der wir leben, zu schützen.
Mit Hauptsitz in Ann Arbor, Michigan, USA, und mehr als 2.800 Mitarbeitern weltweit erbringen wir Dienstleistungen in 180 Ländern an 60 Labor- und Bürostandorten. Unser Labor in Rheda‑Wiedenbrück führt Lebensmittel-, Futtermittel- und Umweltprüfungen für Kunden u.a. aus der Lebensmittelindustrie und dem Einzelhandel durch. Das Labor beschäftigt derzeit 180 Mitarbeiter.

Equal Opportunity Employer

NSF ist ein gleichberechtigter Arbeitgeber. Alle qualifizierten Bewerber*innen werden ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als geschützte*r Veteran*in oder Behinderung berücksichtigt.