Personal Executive Assistant (m/w/d)

Stellen-ID: 7569 | Vertragsart: unbefristet

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung der im Sekretariat anfallenden Organisations-, Administrations- und Verwaltungsarbeiten unter Nutzung moderner Büro- und Kommunikationstechniken
• Zuverlässige Bearbeitung und Priorisierung der Post- und Emaileingänge
• Unterstützung bei der Terminkoordination und der Organisation von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von aussagekräftigen Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Betriebsrat sowie interne und externe Stakeholder*innen
• Vor- und Nachbereitung relevanter interner und externer Termine wie z.B. Erarbeitung der Agenda, Abstimmung mit Teilnehmenden, Protokollführung, Nachhalten von To Dos
• Umsetzung von internen wie externen Kommunikationsmaßnahmen in Abstimmung mit der Kommunikationsabteilung z.B. Intranet-, Internetauftritt, Messen, Veranstaltungen, Veröffentlichungen, Social Media
• Planung von internen und externen Veranstaltungen wie z.B. Führungskräfte Offsites, Bereichsmeetings, Sommer Events und Weihnachtsfeiern
• Koordination von Aufgaben und Sicherstellung der Einhaltung von Abgabefristen
• Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Führungskräften, Assistenzen und dem PMO Team des Bereichs
• Koordination der Zusammenarbeit der Assistenzen im Bereich, z.B. gemeinsame Entwicklung von Standards, Verantwortlichkeiten, Prozessen und Vertretungsregelungen
• Unterstützung bei der Koordination des Trainings-Campus Einkauf & SCM gemeinsam mit dem PMO Team und der Personalentwicklung
• Koordination des Trainee- und Ausbildungsprogramms im Bereich gemeinsam mit dem PMO Team und der Personalentwicklung
• Unterstützung des Aufbaus und kontinuierliche Weiterentwicklung eines Wissensmanagements gemeinsam mit dem PMO Team

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium der Fachrichtung Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Finanzmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld wünschenswert (z.B. Beratung, Anlagen- & Maschinenbau, Energiewirtschaft)
• Analytisches und strategisches Denkvermögen sowie eine pragmatische, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Verlässliche, kooperative und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Hohe Integrität und Verlässlichkeit
• Sehr gute Kommunikations- und Präsentationsfähigkeit, um Anliegen klar und verbindlich voranzubringen
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Power Point) sowie fundierte SAP-Kenntnisse